Mahnung schreiben in Deutschland: Vorlage und Fristen

Mahnung online erstellen: in fünf Schritten zum Download

Sie müssen eine Mahnung nicht jedes Mal in einem leeren Dokument beginnen. Im kostenlosen Mahnungsgenerator für Deutschland tragen Sie Ihre Rechnungsdaten ein und sehen daneben das entstehende Schreiben. Die Vorlage richtet sich an Forderungen gegen Geschäftskunden. Für die Nutzung ist keine Registrierung erforderlich.

1. Land und Schreiben auswählen. Wählen Sie das anwendbare Recht und dann Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Zahlungsaufforderung oder E-Mail-Text. Der Unternehmenssitz allein bestimmt das Recht nicht. Die Varianten sind Formulierungshilfen; Sie müssen sie nicht nacheinander abarbeiten.
2. Rechnungsdaten eintragen. Erfassen Sie Ihr Unternehmen, den Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit und offenen Restbetrag. Verwenden Sie nicht automatisch den ursprünglichen Gesamtbetrag, wenn bereits eine Teilzahlung oder Gutschrift vorliegt.
3. Datum und Zahlungsfrist prüfen. Das Tool schlägt eine neue Frist 14 Tage nach dem Schreibdatum vor. Passen Sie diese an Ihren Vorgang an. Diese Voreinstellung ist keine gesetzliche Vorgabe und prüft keine Verjährung.
4. Zusatzangaben ergänzen. Unter „Anschriften, Bankverbindung und Kontakt ergänzen“ können Sie die Angaben für einen vollständigen Brief hinterlegen. Kontrollieren Sie besonders die IBAN. Wenn Sie keine Bankverbindung eintragen, verweist die Vorlage auf das Konto aus der Rechnung.
5. Vorschau lesen und herunterladen. Mit „PDF herunterladen“ erhalten Sie eine Datei zum Versenden oder Drucken. „Word herunterladen“ erzeugt ein bearbeitbares Dokument. „Text kopieren“ eignet sich für Ihr E-Mail-Programm. Der Generator versendet selbst keine Nachricht.

„Beispiel einsetzen“ zeigt, wie die Felder zusammenwirken. Ersetzen Sie sämtliche Beispieldaten, bevor Sie ein Schreiben verwenden. Mit „Eingaben leeren“ beginnen Sie einen neuen Vorgang. Der Generator speichert Ihre Angaben nicht dauerhaft; laden Sie die benötigte Datei herunter, bevor Sie die Seite schließen oder neu laden.

Word oder PDF? Nutzen Sie Word, wenn Sie zusätzliche Erläuterungen oder Ihr eigenes Briefpapier ergänzen möchten. Prüfen Sie nach solchen Änderungen erneut Betrag, Frist und Empfänger. Das PDF ist für ein bereits kontrolliertes Schreiben praktisch. Beide Dateien enthalten Ihre manuell eingetragenen Angaben; eine Rechnung wird nicht hochgeladen oder automatisch ausgelesen.

Eigene Mahnung erstellen

Welche Angaben benötigen Sie?

Legen Sie Rechnung und aktuellen Zahlungsstand nebeneinander. Die Mahnung sollte einem konkreten Vorgang zugeordnet werden können. Dazu gehören die richtigen Vertragspartner, Rechnungsnummer, Datum und der noch offene Betrag. Bei mehreren Rechnungen ist eine nachvollziehbare Aufstellung hilfreicher als eine Gesamtsumme ohne Bezug.

Fiktives Beispiel: Eine Rechnung beträgt 1.800 Euro. Darauf wurden 600 Euro bezahlt und eine Gutschrift über 100 Euro vereinbart. Der rechnerische Restbetrag beträgt 1.100 Euro. Ob dieser Betrag fällig und durchsetzbar ist, müssen Sie anhand des Vorgangs gesondert beurteilen. Im Generator tragen Sie den geprüften Restbetrag ein.

Notieren Sie, wer den Fall bearbeitet und welche Antwort bereits vorliegt. Ein offener Posten mit einer konkreten Beanstandung braucht eine andere Bearbeitung als eine lediglich übersehene Rechnung. Der Generator kennt weder den Vertrag noch die Leistungsnachweise und entscheidet nicht über Einwendungen.

Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Wählen Sie einen sachlichen Ton, der zum bisherigen Kontakt passt. Eine freundliche Klärung kann sinnvoll sein, wenn eine Zahlung nicht zugeordnet werden konnte. Eine konkrete Zahlungsaufforderung nennt dagegen klar den verlangten Betrag und die Rechnung.

Die Überschrift allein entscheidet nicht über die rechtliche Wirkung. Auch eine freundlich bezeichnete Zahlungserinnerung kann eine Mahnung sein, wenn ihr Inhalt eindeutig Zahlung verlangt. IHK Köln: Inhalt und Wirkung einer Mahnung.

Fälligkeit und Verzug in Deutschland prüfen

Eine Mahnung nach Fälligkeit kann Verzug begründen. Sie ist unter bestimmten Voraussetzungen entbehrlich, etwa bei einem vertraglich kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin. Ein einseitig auf die Rechnung gedrucktes Datum genügt dafür regelmäßig nicht. Auch die Verantwortlichkeit für die Nichtzahlung ist zu berücksichtigen. IHK Köln: Voraussetzungen und Ausnahmen.

Dieser Artikel behandelt Deutschland. Für österreichische Vorgänge nutzen Sie den Ratgeber zu Mahnungen in Österreich und die getrennten Länderhinweise im Generator.

Müssen es drei Mahnungen sein?

Eine feste Abfolge von drei Mahnungen ist nicht allgemein vorgeschrieben. IHK Köln: Anzahl der Mahnungen. Legen Sie den nächsten Schritt nach dem Fall fest: ausstehende Zuordnung klären, einen konkreten Einwand bearbeiten oder über eine weitere Bearbeitung entscheiden. Weitere Standardschreiben ersetzen diese Entscheidung nicht.

Welche Frist soll in das Schreiben?

Der Generator schlägt 14 Tage vor, damit ein konkretes Datum im Schreiben steht. Das ist eine editierbare Arbeitshilfe. Prüfen Sie Vereinbarungen, bisherigen Schriftverkehr und die Zeit, die der Empfänger für Zugang und Bearbeitung benötigt. Übernehmen Sie die Frist nicht ungeprüft in jeden Fall.

Dokumentieren Sie das gewählte Datum in Ihrer Wiedervorlage. Nach Ablauf prüfen Sie den tatsächlichen Zahlungseingang und die Antwort. Vermeiden Sie parallele Mahnungen aus verschiedenen Abteilungen, wenn ein Ansprechpartner bereits eine Klärung oder Vereinbarung bearbeitet.

Textmuster: eine sachliche Zahlungsaufforderung

Betreff: Mahnung zur Rechnung [Nummer] vom [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren, zu unserer Rechnung [Nummer] ist nach unseren Unterlagen noch ein Betrag von [Restbetrag] Euro offen. Die Rechnung war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum] auf das in der Rechnung angegebene Konto. Falls Sie inzwischen gezahlt haben oder Rückfragen bestehen, teilen Sie uns dies bitte mit Angabe der Rechnungsnummer mit. Mit freundlichen Grüßen, [Unternehmen]

Ersetzen Sie jeden Platzhalter und prüfen Sie die Aussagen gegen Ihre Unterlagen. Der Generator übernimmt diese Angaben in ein übersichtlich formatiertes Schreiben. Mahnkosten und Zinsen sind im Tool nicht automatisch enthalten; mögliche zusätzliche Positionen müssen gesondert geprüft werden.

Letzte Zahlungsaufforderung und Versand

Eine letzte Zahlungsaufforderung sollte den bisherigen Kontakt richtig wiedergeben. Behaupten Sie keine frühere Mahnung, die nicht verschickt wurde. Kündigen Sie nur Schritte an, die Sie tatsächlich prüfen oder einleiten wollen; vermeiden Sie automatische Drohungen.

Speichern Sie die endgültige Fassung mit der Rechnung und dokumentieren Sie Versand und Rückmeldungen. Ein Download ist noch kein Versand. Bei einer E-Mail kontrollieren Sie Empfängeradresse, Betreff und Anhänge in Ihrem eigenen Mailprogramm. Das Tool stellt weder eine Zustellung fest noch überwacht es die Zahlungsfrist.

Wenn die Rechnung weiterhin offen bleibt

Fassen Sie Rechnung, Zahlungsstand, bisherigen Kontakt und bekannte Einwendungen zusammen. Der Vergleich selbst mahnen oder übergeben hilft bei der nächsten organisatorischen Entscheidung.

Für eine Übergabe können Sie sich im Kundenportal registrieren. Eine Beauftragung erfolgt nach den AGB; Einzelheiten stehen unter Kosten und Bedingungen. Bei einem Streit über die Leistung oder zeitkritischen rechtlichen Fragen ist eine individuelle Prüfung erforderlich.