Glossar - Alles was Sie über Forderungsmanagement wissen sollten

Abschreibung: Buchhalterische Maßnahme zur Wertberichtigung von Forderungen, die voraussichtlich nicht mehr einbringlich sind (auch “Wertberichtigung”).

Ablaufhemmung: Vorübergehende Unterbrechung der Verjährung, während bestimmte gesetzliche oder vertragliche Hemmungsgründe vorliegen.

AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen): Vorformulierte Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei der anderen bei Abschluss eines Vertrages stellt.

Auftragsverarbeitung: bezeichnet die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister im Auftrag eines Verantwortlichen.

Kurzübersicht:

1. Weisungsgebundenheit: Der Auftragsverarbeiter handelt ausschließlich nach den Weisungen des Verantwortlichen.

2. Keine eigenen Zwecke: Der Auftragsverarbeiter nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke.

3. Rechtliche Grundlage: Erfordert eine schriftliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).

4. Verantwortlichkeit: Die Verantwortung für die Datenverarbeitung bleibt beim Auftraggeber.

Beispiel: Ein Unternehmen übergibt die Verarbeitung seiner Kundendaten an einen externen Dienstleister. Der Dienstleister handelt dabei nur auf Weisung des Unternehmens und verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke.

Außergerichtliches Inkasso: Prozess der Einziehung von Forderungen ohne Einschaltung des Gerichts, meist durch Mahnungen und Zahlungsaufforderungen (Inkassoaufträge).

Bedingter Zahlungsbefehl: Der gerichtliche Zahlungsbefehl als Ergebnis einer Mahnklage trägt die Aufschrift "bedingter Zahlungsbefehl". Mit ihm wird der beklagten Partei aufgetragen, binnen 14 Tagen die Forderung samt Zinsen zu bezahlen oder binnen vier Wochen Einspruch zu erheben.

Bonitätsprüfung: Überprüfung der Kreditwürdigkeit eines Schuldners, meist durch Einholung von Wirtschaftsinformationen, die etwa der Abschätzung eines Prozesskostenrisikos dient.

B2B (Business-to-Business): Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen, im Gegensatz zu Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Endkonsumenten (B2C - Business-to-Consumer).

Dokumenten-KI: Künstliche Intelligenz zur automatisierten Erkennung und Verarbeitung von Dokumentinhalten wie Rechnungen und Verträgen.

Dubioseninkasso: Betreibung von Forderungen, die als zweifelhaft oder gefährdet eingestuft werden, meist weil sie schwer oder gar nicht zu realisieren sind.

Elektronischer Rechtsverkehr (ERV): Der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) ist ein System, das es ermöglicht, alle Erst- und Folgeeingaben (wie Klagen, Klagebeantwortungen, Anträge, Schriftsätze, Rechtsmittel und Forderungsanmeldungen) samt Beilagen elektronisch und gesichert an die österreichischen Gerichte und Staatsanwaltschaften (nur Ersteingaben) zu übermitteln und zu empfangen.

Europäisches Mahnverfahren: Vereinfachtes gerichtliches Verfahren zur grenzüberschreitenden Durchsetzung unbestrittener Geldforderungen innerhalb der EU-Mitgliedstaaten (ohne Dänemark). Gemäß Paragraf 252 Abs. 2 ZPO ist für die Durchführung des Europäischen Mahnverfahrens in Österreich ausschließlich das Bezirksgericht für Handelssachen Wien zuständig.

Exekution: Rechtliche Durchsetzung einer titulierten Forderung, beispielsweise durch Pfändung von Bankkonten oder Einkommen, mit staatlicher Zwangsgewalt.

Exekutionsantrag: Antrag beim Gericht zur Durchführung einer Zwangsvollstreckungsmaßnahme (Forderungsexekution, Fahrnisexekution, Immobiliarexekution). Exekutionsanträge sind unabhängig von der Höhe der betriebenen Forderung nicht anwaltspflichtig.

Fallerstellung: Eröffnung eines Inkassofalls, inklusive Erfassung aller relevanten Daten und Dokumente.

Fälligkeit: bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem eine Forderung rechtlich durchsetzbar wird und der Schuldner zur Leistung verpflichtet ist. Die Fälligkeit kann im Vertrag festgelegt sein. Beispielsweise: "Zahlbar binnen 30 Tagen nach Rechnungsdatum." Ohne vertragliche Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung, z.B. im ABGB (Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch). Ab Fälligkeit darf der Gläubiger die Erfüllung der Forderung verlangen. Der Verzug tritt ein, wenn der Schuldner trotz Fälligkeit nicht leistet.

Beispiel:

• Ein Kunde erhält eine Rechnung am 1. Jänner mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen. Die Forderung ist am 31. Jänner fällig. Ab dann kann der Gläubiger die Zahlung verlangen und bei Nichtzahlung rechtliche Schritte einleiten.

Dieser Zeitpunkt ist entscheidend für das Forderungsmanagement, denn erst mit Eintritt der Fälligkeit kann eine Forderung durchgesetzt werden. Inkassoinstitute übernehmen ausschließlich fällige und unbestrittene Forderungen zum Einzug.

Forderung: Rechtsanspruch des Gläubigers gegenüber dem Schuldner auf Erfüllung einer Leistung, meist in Form von Geldzahlung.

Forderungsausgleich: Zahlung des geschuldeten Betrags durch den Schuldner, wodurch die Forderung als erfüllt gilt.

Forderungsschreiben: Schriftliche Zahlungsaufforderung an den Schuldner, die die offene Forderung detailliert darlegt.

Gerichtliches Mahnverfahren: Rechtlicher Prozess, bei dem ein Gläubiger eine unbestrittene Forderung gerichtlich durchsetzen kann, typischerweise in Form einer Mahnklage.

Gerichtsgebühren: Gebühren, die für die Inanspruchnahme gerichtlicher Dienstleistungen anfallen, geregelt durch das österreichische Gerichtsgebührengesetz (GGG).

Gerichtsstand: Ort, an dem ein Gerichtsverfahren verhandelt wird. Dieser kann vertraglich bestimmt werden oder sich nach gesetzlichen Vorschriften richten.

Gläubiger: Person oder Unternehmen, die eine Forderung gegenüber einem Schuldner hat und deren Erfüllung beanspruchen kann.

Haftung: Juristische Verantwortlichkeit für Schäden oder Verluste, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Inkassodienstleistungen entstehen könnten.

Inkasso: Dienstleistung zur Einziehung offener Forderungen im Auftrag eines Gläubigers.

Inkassobüro: Unternehmen, das sich auf das Einziehen von überfälligen Forderungen spezialisiert hat und meist beauftragt wird, wenn das betriebsinterne Mahnwesen ohne den gewünschten Erfolg (die Zahlung) bleibt. Inkassoinstitute wie incaseof.law übernehmen nur unbestrittene Forderungen zum Einzug.

Inkassokosten: Gebühren, die für die Inanspruchnahme von Inkassodienstleistungen anfallen und in vielen Fällen vom Schuldner zu tragen sind (in Österreich geregelt durch die Verordnung des Bundesministers für wirtschaftliche Angelegenheiten über die Höchstsätze der Inkassoinstituten gebührenden Vergütung, Bundesgesetzblatt Nr. 141/1996, sowie Paragraf 1333 Abs. 2 ABGB und Paragraf 458 UGB).

Inkassozession: Übertragung der Forderungseinziehung an ein Inkassobüro, wobei die Forderung weiterhin im Eigentum des Gläubigers bleibt, aber vom Inkassobüro treuhändig verwaltet wird.

Insolvenzvertretung: Rechtliche Vertretung und Betreuung eines Gläubigers bei der Anmeldung und Durchsetzung von Forderungen in einem Insolvenzverfahren.

Kostenersatz: Erstattung von Kosten, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Inkassodienstleistungen entstanden sind und vom Schuldner oder Gläubiger zu tragen sind.

Klage: Juristisches Verfahren, um gerichtlich die Erfüllung einer Forderung durch den Schuldner zu erreichen.

Kontokorrent: Abrechnungssystem, bei dem gegenseitige Forderungen und Verbindlichkeiten fortlaufend miteinander verrechnet werden.

Liquidität: Finanzielle Beweglichkeit eines Unternehmens, um kurzfristige Verbindlichkeiten zu erfüllen.

Liquiditätsmanagement: Strategische Planung und Steuerung der Zahlungsströme eines Unternehmens zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit.

Mahnung: Im österreichischen Recht gibt es grundsätzlich keine Verpflichtung zur Mahnung, um einen Schuldner in Verzug zu setzen. Der Schuldner gerät bei Fälligkeit und Nichtleistung automatisch in Verzug, es sei denn, es wurde eine Mahnung vertraglich vereinbart oder das Gesetz sieht eine Mahnung vor. Spezielle Formvorschriften für innerbetriebliche Mahnungen - etwa der eingeschriebene Versand von Mahnungen - bestehen nicht.

Der Schuldner gerät nach dem ABGB ohne Mahnung in Verzug, wenn die Fälligkeit der Forderung eingetreten ist und er nicht leistet. Eine Mahnung ist daher grundsätzlich nicht erforderlich. Vertragspartner können jedoch eine Mahnung als Voraussetzung für den Verzugseintritt vereinbaren. Eine Mahnung ist auch dann erforderlich, wenn der Fälligkeitszeitpunkt der Rechnung weder durch das Gesetz noch durch Vereinbarung bestimmt oder bestimmbar ist. In diesen Fällen ist eine Mahnung notwendig, um den Verzug zu begründen. In speziellen gesetzlichen Bestimmungen, wie dem Konsumentenschutzgesetz (KSchG), dem Verbraucherkreditgesetz (VKrG) oder dem Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetz (FAGG), können abweichende Regelungen bestehen, die eine Mahnung vorschreiben. Tritt der Verzug ohne Mahnung ein, kann der Gläubiger gemäß Paragraf 1333 ABGB Verzugszinsen und gegebenenfalls Schadenersatz für Verzugskosten verlangen.

Mahnverfahren: vereinfachtes gerichtliches Verfahren nach der Zivilprozessordnung (ZPO) zur schnellen und kostengünstigen Durchsetzung unbestrittener Geldforderungen bis zu einem Betrag von 75.000 Euro.

1. Ablauf: Das Gericht erlässt bei Geldforderungen bis zu 75.000 Euro auf Basis einer Mahnklage ohne Verhandlung und ohne Vernehmung der beklagten Partei einen bedingten Zahlungsbefehl. Es wird nicht überprüft, ob die klagende Partei wirklich einen Anspruch auf Zahlung der Geldsumme gegen die beklagte Partei hat.

2. Zahlungsbefehl: Der vom Gericht auf Basis einer Mahnklage erlassene Zahlungsbefehl trägt die Aufschrift "bedingter Zahlungsbefehl". Die beklagte Partei wird aufgefordert, binnen 14 Tagen die Forderung samt Zinsen zu bezahlen oder binnen vier Wochen Einspruch zu erheben.

3. Folgen eines Einspruchs: Nur durch einen Einspruch wird der Zahlungsbefehl außer Kraft gesetzt. Bei rechtzeitigem Einspruch tritt der Zahlungsbefehl außer Kraft und das Gericht lädt die Parteien zur mündlichen Verhandlung. Wird kein Einspruch erhoben, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und kann im Wege der Zwangsvollstreckung durchgesetzt werden, auch wenn die Forderung nicht zu Recht besteht.

4. Kostenentscheidung: Soll nur die Kostenentscheidung alleine bekämpft werden, muss gegen diese ein Rekurs eingebracht werden.

5. Abschluss des Verfahrens: Wenn die beklagte Partei der Forderung nachkommt und den Geldbetrag zuzüglich Kosten innerhalb der Frist bezahlt, ist das Verfahren abgeschlossen.

Mahnklage: Gerichtliche Klage zur Durchsetzung einer offenen Forderung. Bei einem Streitwert (Forderungssumme brutto) bis zu 5.000 Euro kann der Kläger die Mahnklage selbst beim zuständigen Bezirksgericht einreichen. Bei einem Streitwert über 5.000 Euro besteht Anwaltspflicht, was bedeutet, dass die Mahnklage nur mit Unterstützung eines Rechtsanwalts eingebracht werden kann.

Order-to-Cash Prozess: Geschäftsprozess, der alle Schritte von der Aufnahme einer Bestellung über die Fakturierung bis hin zur finalen Zahlung umfasst.

OCR (Optical Character Recognition): Technologie zur automatisierten Texterkennung und -verarbeitung, z.B. aus eingescannten Rechnungen und Dokumenten.

Pfändung: Zwangsvollstreckungsmaßnahme, bei der das Gericht Eigentum des Schuldners beschlagnahmt, um offene Forderungen zu begleichen.

Prozesskosten: Gerichtliche und außergerichtliche Kosten, die im Rahmen eines Forderungseinzugsverfahrens anfallen.

Ratenzahlungsvereinbarung: bezeichnet eine vertragliche Übereinkunft zwischen Gläubiger und Schuldner, die es dem Schuldner ermöglicht, eine fällige Geldforderung in mehreren Teilbeträgen (Raten) zu begleichen.

1. Zweck:

   • Erleichtert dem Schuldner die Zahlung und ermöglicht dem Gläubiger eine schrittweise Begleichung der Forderung.

2. Bestandteile:

   • Gesamtschuld: Gesamtbetrag der Forderung (inkl. Hauptforderung, Zinsen, Inkassokosten).

   • Ratenhöhe: Festlegung der einzelnen Ratenbeträge.

   • Zahlungsintervalle: Zeitabstände, in denen die Raten zu zahlen sind (z.B. monatlich).

   • Laufzeit: Gesamtdauer der Ratenzahlungen.

   • Verzugszinsen: Vereinbarung über eventuell anfallende Verzugszinsen bei verspäteter Zahlung.

   • Fälligkeit der Raten: Definierte Termine für die Ratenzahlungen.

   • Terminsverlust: Vereinbarung, dass der gesamte Restbetrag sofort fällig wird, wenn der Schuldner mit einer Rate in Verzug gerät.

3. Rechtliche Wirkung:

   • Die Ratenzahlungsvereinbarung ändert den ursprünglichen Zahlungsanspruch zugunsten mehrerer Teilzahlungen.

4. Vorteile für den Gläubiger:

   • Regelmäßige Zahlungseingänge, Reduzierung des Risikos der Zahlungsunfähigkeit des Schuldners.

   • Stabilisierung des Verhältnisses zwischen Gläubiger und Schuldner.

5. Vorteile für den Schuldner:

   • Vereinfachte Schuldenbegleichung ohne sofortige hohe finanzielle Belastung.

   • Minderung des finanziellen Drucks durch Tilgung der Schulden über einen längeren Zeitraum.

Beispiel: Ein Schuldner schuldet einem Gläubiger 5.000 Euro. Beide vereinbaren, dass der Schuldner den Betrag in monatlichen Raten von 500 Euro über zehn Monate bezahlt. Die erste Rate ist am 1. des nächsten Monats fällig. Verzugszinsen können bei verspäteter Zahlung anfallen. Falls der Schuldner mit einer Rate in Verzug gerät, wird der gesamte Restbetrag sofort fällig (Terminsverlust).

Rechtsanwalt: Juristischer Bevollmächtigter, der im Namen eines Gläubigers rechtliche Maßnahmen zur Forderungsdurchsetzung ergreifen kann.

Rechtsanwaltstarifgesetz: Das Rechtsanwaltstarifgesetz (RATG) regelt die Vergütung für anwaltliche Leistungen in Österreich und ist ein zentrales Instrument für die Kostenkalkulation und Kostenkontrolle im Forderungsmanagement. Bei der freiwilligen oder verpflichtenden Einbeziehung von Anwälten in Forderungseintreibungsprozesse garantiert das RATG Transparenz und Nachvollziehbarkeit der entstehenden Kosten.

Restlaufzeit: Zeitraum bis zur vollständigen Erfüllung einer Forderung oder eines Vertrages.

REST API (Representational State Transfer Application Programming Interface): Programmierschnittstelle, die den strukturierten Datentransfer und die Integration von Softwarekomponenten erleichtert.

SaaS (Software as a Service): Software as a Service (SaaS) basiert auf dem Prinzip, dass die Software und IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt wird. Es handelt sich um eine Form des Cloud Computings, bei der eine Software-Anwendung den Nutzern mit all ihren zugrunde liegenden IT-Infrastrukturen über einen Webbrowser zur Verfügung gestellt wird. SaaS-Lösungen basieren zumeist auf Subskriptionsmodellen für die Bereitstellung der Cloud-Software. Im Gegensatz zu einer dauerhaften Lizenz ist bei diesem Software-Bereitstellungsmodell jeder Account mit einer Subskription verknüpft, die den SaaS-Zugriff für einen bestimmten Zeitraum gewährt, gewöhnlich auf einer Jahres- oder Monatsbasis. Die Vorteile einer SaaS-Lösung bestehen einerseits in dem klar kalkulierbaren Kostenmodell und andererseits kümmert sich der SaaS-Anbieter gleichzeitig auch immer um Betrieb und Wartung der Software. Es ist zusätzlich auch keine lokale Installation der Software notwendig.

Single-Sign-On (SSO): Authentifizierungsverfahren, das es ermöglicht, mit einer einzigen Anmeldung auf mehrere Systeme und Anwendungen zuzugreifen.

Schuldner: Person oder Unternehmen, das einem Gläubiger eine Leistung oder Geldzahlung schuldet.

Streitwert: bezeichnet den monetären Wert, der dem Gegenstand eines Rechtsstreits zugrunde liegt. Er dient der Bestimmung der Gerichtszuständigkeit und ist maßgebend für die Berechnung der Gerichtsgebühren gemäß dem österreichischen Gerichtsgebührengesetz (GGG) und der Anwaltsgebühren gemäß dem Rechtsanwaltstarifgesetz (RATG). Im Forderungsmanagement ist der Streitwert der Betrag der Hauptforderung (der Rechnungs-/Forderungssumme brutto). Bei der Ermittlung des Streitwerts bleiben Zinsen, Inkassokosten und sonstige Kosten unberücksichtigt. Diese Kostenelemente wirken sich daher nicht streitwerterhöhend aus.

Subscription Fee: Regelmäßig anfallende Gebühren für die Nutzung eines Abomodells, die je nach Modell unterschiedlich ausfallen können.

Terminsverlust: siehe Ratenzahlungsvereinbarung

Titulierte Forderung: Forderung, die aufgrund eines gerichtlichen Urteils, Beschlusses oder eines Vollstreckungsbescheids rechtskräftig festgestellt und durchsetzbar ist.

Übermittlungsstelle: Institution, die als Vermittler zwischen Gerichten und anderen öffentlichen Stellen bei der elektronischen Einreichung von Dokumenten fungiert (z.B. MANZ'sche Verlags- und Universitätsbuchhandlung).

Verjährung: Rechtsbegriff, der den Zeitraum beschreibt, nach dem eine Forderung nicht mehr gerichtlich durchsetzbar ist.

Verzugszinsen: Zinsen, die ein Schuldner bei verspäteter Zahlung einer Forderung zusätzlich zur Hauptforderung leisten muss. 

Gesetzliche Verzugszinsen: Zinsen, die gesetzlich vorgeschrieben sind und die ein Schuldner bei verspäteter Zahlung einer Forderung zusätzlich zur Hauptforderung leisten muss. In Österreich betragen sie für Rechtsgeschäfte zwischen Unternehmern und Konsumenten derzeit 4% pro Jahr und zwischen Unternehmern aktuell 9,2 Prozentpunkte über dem seitens der Österreichischen Nationalbank veröffentlichten Basiszinssatz.

Vertragliche Verzugszinsen: Zinsen, die im Rahmen eines Vertrags individuell vereinbart werden und die ein Schuldner bei verspäteter Zahlung der Forderung zuzüglich zur Hauptforderung leisten muss. Vertragliche Verzugszinsen sind häufig höher als die gesetzlichen Verzugszinsen und müssen explizit im Vertrag (oder in den wirksam vereinbarten Allgemeinen Geschäftsbedingungen) festgelegt sein.

Volle Werthaltigkeit: Begriff, der die vollständige und rechtzeitige Erfüllung einer Forderung ohne Abstriche beschreibt.

Vollstreckungstitel: Im Bereich des Forderungsmanagements ein infolge der Nichteinhaltung von Zahlungs- oder Einspruchsfristen durch den Beklagten für vollstreckbar erklärter gerichtlicher Zahlungsbefehl.

Zession: Übertragung einer Forderung. Dazu ist üblicherweise ein Vertrag zwischen dem Inhaber (Zedent) und dem Erwerber (Zessionar) der Forderung nötig.

Zwangsvollstreckung: siehe Exekution