Wie viele Mahnungen bis Inkasso in Österreich?Und was danach passiert!

Was ist ein Mahnverfahren in Österreich?

Ein Mahnverfahren ist der Prozess, den Gläubiger durchlaufen, um offene Forderungen einzutreiben. Es beginnt mit der ersten Zahlungserinnerung und kann bis zur gerichtlichen Klage führen. In Österreich ist das Mahnwesen nicht so streng reguliert, wie viele annehmen.

Der typische Ablauf sieht so aus: Eine Rechnung wird gestellt, die Zahlungsfrist läuft ab, der Schuldner zahlt nicht. Ab diesem Punkt beginnt das Mahnverfahren - zumindest in der Praxis.

Wann wird eine Forderung fällig?

Eine Forderung wird fällig, sobald die vereinbarte Zahlungsfrist abgelaufen ist. Gibt es keine vertragliche Vereinbarung, gilt die Forderung als fällig, sobald die Leistung erbracht und der Preis feststeht. Das ist wichtig zu verstehen: Zahlungsverzug entsteht nicht erst durch eine Mahnung, sondern bereits durch das Verstreichen der Frist.

Gesetzliche Zahlungsfristen in Österreich

Die gesetzliche Zahlungsfrist in Österreich hängt davon ab, wer die Vertragspartner sind. Zwischen Unternehmern gilt: Eine vereinbarte Zahlungsfrist von bis zu 60 Tagen ist grundsätzlich zulässig. Bei Geschäften mit Verbrauchern wird die Zahlung fällig, sobald die Leistung erbracht wurde und der Preis feststeht - sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Gut zu wissen: Eine Geldüberweisung gilt erst dann als rechtzeitig, wenn der Betrag am Fälligkeitstag auf dem Konto des Gläubigers eingelangt ist. Für Verbraucher reicht es, den Überweisungsauftrag am Fälligkeitstag zu erteilen.

In unserer täglichen Arbeit sehen wir, dass die Mehrheit der offenen Forderungen eine Zahlungsfrist von 14 bis 30 Tagen hat. Besonders im B2B-Bereich sind 30 Tage Standard. Trotzdem wird oft erst nach 45 bis 60 Tagen tatsächlich gezahlt - wenn überhaupt. Genau dieser Zeitraum zwischen Fälligkeit und tatsächlicher Zahlung kostet Unternehmen Liquidität.

Wie viele Mahnungen sind nötig, bevor Inkasso kommt?

Wie viele Mahnungen bis Inkasso in Österreich verschickt werden müssen, ist eine der häufigsten Fragen im Forderungsmanagement. Die Antwort ist einfacher, als die meisten denken.

Die rechtliche Lage: Keine Pflicht zu mahnen

In Österreich gibt es keine gesetzliche Vorschrift, die eine bestimmte Anzahl von Mahnungen vor dem Inkasso verlangt. Weder eine, noch zwei, noch drei. Die Frage, ob Sie überhaupt mahnen müssen, bevor Sie Inkasso beauftragen, ist rechtlich klar: Ist eine Forderung fällig und wird nicht bezahlt, kann der Gläubiger theoretisch sofort ein Inkassobüro einschalten oder direkt klagen. Das bestätigen sowohl die WKO als auch die Konsumentenschutzstellen.

Die Praxis: Warum trotzdem 2 bis 3 Mahnungen üblich sind

Obwohl rechtlich nicht nötig, verschicken die meisten Unternehmen zwei bis drei Mahnungen. Das hat gute Gründe.

Nicht jede verspätete Zahlung ist böswillig. Oft wird eine Rechnung schlicht übersehen. Eine freundliche Zahlungserinnerung löst das Problem in vielen Fällen.

Der übliche Ablauf sieht so aus:

1. Mahnung (Zahlungserinnerung): Freundlicher Hinweis kurz nach Ablauf der Zahlungsfrist. Sachlicher Ton, neue Frist setzen.

2. Mahnung: Bestimmter, aber sachlich. Klarer Hinweis auf die Konsequenzen bei Nichtzahlung. Neue Frist mit konkretem Datum.

3. Mahnung (Letzte Mahnung): Ankündigung, dass der Fall an ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt übergeben wird, wenn bis zum genannten Datum nicht gezahlt wird.

Die Erfahrung zeigt: Ein klar strukturierter Mahnprozess mit festen Intervallen erhöht die Zahlungsquote erheblich. Unternehmen, die ihre Mahnungen automatisiert und in festen Abständen verschicken, erzielen bei uns Erfolgsquoten von 80 bis 90 %. Der Schlüssel liegt nicht darin, möglichst oft zu mahnen, sondern möglichst schnell und konsequent zu handeln.

Inkasso ohne Mahnung - ist das erlaubt?

Ja. Inkasso ist ohne vorherige Mahnung in Österreich rechtlich zulässig. In der Praxis kommt es aber selten vor, weil die Geschäftsbeziehung darunter leiden kann. Es gibt allerdings Situationen, in denen sofortiges Handeln sinnvoll ist, etwa bei bekannt zahlungsunwilligen Schuldnern oder bei hohen Forderungsbeträgen.

Mahngebühren in Österreich - was ist erlaubt?

Mahngebühren in Österreich sind ein häufiges Streitthema. Was darf verrechnet werden, und was nicht?

Muss man Mahngebühren bezahlen?

Grundsätzlich ja, aber nur in angemessener Höhe. Die Mahngebühren müssen verhältnismäßig sein. Pauschale Mahngebühren von 5 bis 10 Euro pro Mahnung sind in der Praxis üblich und werden von Gerichten in der Regel akzeptiert. Deutlich höhere Beträge können problematisch sein.

Wichtig: Die Pflicht zur Zahlung von Mahngebühren setzt voraus, dass der Schuldner den Zahlungsverzug verschuldet hat. Wer nachweislich nie eine Rechnung erhalten hat, muss auch keine Mahnspesen zahlen.

Die 40-EUR-Pauschale bei Unternehmergeschäften

Bei Geschäften zwischen Unternehmern sieht das Zahlungsverzugsgesetz in Österreich eine besondere Regelung vor: Der Gläubiger kann einen Pauschalbetrag von 40 EUR für Betreibungskosten fordern - unabhängig davon, ob tatsächlich Kosten in dieser Höhe entstanden sind. Darüber hinausgehende Mahn- und Inkassokosten müssen nachgewiesen werden und in angemessenem Verhältnis zur Forderung stehen.

Bei incaseof.law funktioniert das Modell anders: Die Plattform ist für Gläubiger kostenlos. Anfallende Gebühren werden - wo rechtlich zulässig - auf die Schuldnerseite übertragen. So entstehen für Unternehmen keine Zusatzkosten, wenn sie ihre offenen Forderungen betreiben lassen.

Verzugszinsen in Österreich

Neben Mahngebühren fallen bei Zahlungsverzug auch Verzugszinsen an. Diese berechnen sich je nach Vertragspartner unterschiedlich.

Basiszinssatz und gesetzliche Verzugszinsen

Der Basiszinssatz in Österreich wird halbjährlich von der Österreichischen Nationalbank festgelegt und bildet die Grundlage für die Berechnung der Verzugszinsen bei Unternehmergeschäften. Per 1.7.2025 beträgt der Basiszinssatz 1,53 Prozent.

Für Geschäfte zwischen Unternehmern gilt nach dem Zahlungsverzugsgesetz ein Verzugszinssatz von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Das ergibt aktuell 10,73 % pro Jahr. Dieser erhöhte Satz gilt allerdings nur bei verschuldetem Verzug.

Verzugszinsen für Privatpersonen vs. Unternehmer

Die Unterschiede sind erheblich:

Privatpersonen (Verbrauchergeschäfte): 4 % pro Jahr - unabhängig vom Basiszinssatz. Das gilt auch bei Geschäften zwischen Unternehmern, wenn der Verzug unverschuldet ist.

Unternehmer (B2B-Geschäfte): 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz - aktuell also 10,73 % pro Jahr. Dieser Satz soll Unternehmen motivieren, ihre Rechnungen pünktlich zu begleichen.

Ein konkretes Beispiel: Bei einer offenen Forderung von 5.000 EUR zwischen zwei Unternehmen fallen bei einem Zahlungsverzug von 6 Monaten rund 268 EUR an Verzugszinsen an (10,73 % von 5.000 EUR, anteilig für 6 Monate). Bei Verbrauchergeschäften wären es nur 100 EUR (4 % von 5.000 EUR, anteilig). Das zeigt, wie schnell sich offene Rechnungen verteuern.

Was darf ein Inkassobüro in Österreich - und was nicht?

Wer ein Inkassoschreiben erhält, ist oft verunsichert. Deshalb ist es wichtig zu wissen: Inkassobüros sind private Unternehmen. Sie handeln im Auftrag von Gläubigern, haben aber keine besonderen rechtlichen Befugnisse.

Was ein Inkassobüro darf:

Schriftliche Mahnungen verschicken. Telefonisch kontaktieren. Zahlungsvereinbarungen anbieten, etwa Ratenzahlungen. Das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Was ein Inkassobüro nicht darf:

Ihre Wohnung betreten. Pfändungen durchführen (das darf nur ein Gericht). Drohungen aussprechen oder Druck ausüben, der über sachliche Hinweise hinausgeht. Unverhältnismäßig hohe Gebühren verlangen.

Die zulässigen Gebühren sind in der Inkasso-Gebührenverordnung geregelt. Wenn Ihnen ein Inkassoschreiben verdächtig vorkommt - etwa mit fehlenden Angaben zum Gläubiger, Überweisungsaufforderungen auf ausländische Konten oder auffälligen Schreibfehlern - könnte es sich um Betrug handeln. In diesem Fall: Nicht zahlen und die Arbeiterkammer kontaktieren.

Was passiert, wenn man Inkasso nicht bezahlt?

Ignorieren Sie ein Inkassoschreiben nicht. Wenn Sie eine berechtigte Forderung trotz Inkasso nicht bezahlen, wird der Fall in der Regel an ein Gericht weitergeleitet. Es folgt ein Zahlungsbefehl. Reagieren Sie auch darauf nicht, kann die Forderung zwangsweise vollstreckt werden - durch Pfändung von Gehalt oder Vermögenswerten. Wie sich die Kosten dabei konkret entwickeln, haben wir im Detail in unserem Beitrag Was passiert wenn ich Inkasso nicht zahle? aufgeschlüsselt. Dort zeigen wir anhand eines Beispiels, wie aus einer 2.000-Euro-Forderung schnell fast 3.000 Euro werden können.

Wenn die Forderung unberechtigt ist: Widersprechen Sie schriftlich und begründen Sie, warum. Das ist Ihr gutes Recht.

Vom Zahlungsbefehl zur Klage. Was kommt nach dem Inkasso?

Wenn alle Mahnungen und das Inkassoverfahren erfolglos bleiben, ist der nächste Schritt das gerichtliche Verfahren. Eine detaillierte Übersicht über den gesamten Ablauf - vom außergerichtlichen Mahnwesen bis zur Zwangsvollstreckung - finden Sie in unserem Leitfaden: Wie funktioniert Inkasso in Österreich?

Gerichtliches Mahnverfahren und Zahlungsbefehl

Der Gläubiger bringt eine Mahnklage beim zuständigen Gericht ein. Für Forderungen bis 15.000 EUR ist das Bezirksgericht zuständig, darüber das Landesgericht. Örtlich zuständig ist grundsätzlich das Gericht am Sitz des Beklagten.

Das Gericht erlässt daraufhin einen bedingten Zahlungsbefehl. Der Schuldner hat dann 14 Tage Zeit zu zahlen oder innerhalb von vier Wochen Einspruch zu erheben.

Einspruch gegen den Zahlungsbefehl

Gegen einen Zahlungsbefehl in Österreich kann innerhalb von vier Wochen Einspruch erhoben werden. Der Einspruch muss schriftlich beim zuständigen Gericht eingereicht werden. Wird Einspruch erhoben, kommt es zu einem regulären Zivilverfahren, in dem beide Seiten ihre Argumente vorbringen.

Kosten einer zivilrechtlichen Klage

Bis zu einem Streitwert von 5.000 EUR ist keine Anwaltsvertretung nötig - der Gläubiger kann die Mahnklage selbst einbringen, etwa bei den Amtstagen der Bezirksgerichte, die üblicherweise jeden Dienstagvormittag stattfinden. Ab einem Streitwert von 5.000 EUR besteht Anwaltszwang.

Die Kosten setzen sich zusammen aus Gerichtsgebühren, eventuellen Anwaltskosten und Nebenkosten. Im Erfolgsfall kann der Gläubiger diese Kosten vom Schuldner zurückfordern.

Für viele Unternehmen ist genau dieser Punkt der Grund, warum sie den gesamten Prozess an eine Plattform wie incaseof.law auslagern. Der manuelle Aufwand - von der Mahnklage über den Zahlungsbefehl bis zur Vollstreckung - bindet intern Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen. Mit einer digitalen Lösung läuft dieser Prozess automatisiert und kostenneutral ab.

Wann verjähren Inkasso-Forderungen in Österreich?

Die Verjährung ist ein wichtiges Thema, besonders wenn offene Forderungen über längere Zeit bestehen.

Grundsätzlich gilt: Geldforderungen verjähren in Österreich nach drei Jahren. Die Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem die Forderung fällig wurde. Nach Ablauf der Verjährungsfrist kann die Forderung nicht mehr gerichtlich durchgesetzt werden.

Wichtig zu wissen:

Eine Mahnung (auch per Einschreiben) unterbricht die Verjährungsfrist nicht. Erst die Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens unterbricht die Verjährung. Hat der Gläubiger einen gerichtlichen Titel (Urteil, Zahlungsbefehl ohne Einspruch), verlängert sich die Verjährungsfrist auf 30 Jahre.

Das bedeutet: Wer eine Forderung hat, sollte nicht zu lange warten. Je schneller gehandelt wird, desto höher die Chance auf erfolgreiche Einbringung - und desto geringer das Risiko einer Verjährung. Genau deshalb empfehlen wir, offene Forderungen spätestens nach der dritten Mahnung konsequent weiterzuverfolgen. Jede Woche Verzögerung senkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Forderung vollständig beglichen wird.

FAQ

Wie oft muss man in Österreich mahnen, bevor man ein Inkassobüro einschalten darf?

Rechtlich gesehen: gar nicht. Es gibt keine gesetzliche Mindestanzahl an Mahnungen. In der Praxis verschicken die meisten Unternehmen zwei bis drei Mahnungen, bevor sie den Fall weiterleiten.

Was passiert nach 3 Mahnungen?

Nach der dritten Mahnung wird der Fall in der Regel an ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt übergeben. Das Inkassounternehmen versucht zunächst eine außergerichtliche Einigung. Bleibt diese erfolglos, kann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.

Kann ich eine Mahnung einfach ignorieren?

Das ist keine gute Idee. Auch wenn Sie die Forderung für unberechtigt halten, sollten Sie schriftlich widersprechen. Ignorieren führt dazu, dass die nächsten Schritte eingeleitet werden - bis hin zur Klage und Pfändung.

Muss eine Mahnung per Einschreiben verschickt werden?

Nein, es gibt keine Formvorschrift. Aus Beweisgründen empfiehlt die WKO aber dringend eine schriftliche Mahnung per Einschreiben mit einer konkreten Fristsetzung.

Wie hoch dürfen Mahngebühren in Österreich sein?

Mahngebühren müssen angemessen sein. Üblich sind 5 bis 10 Euro pro Mahnung. Bei Unternehmergeschäften steht dem Gläubiger zusätzlich eine Pauschale von 40 EUR zu.

Wie hoch sind die Verzugszinsen in Österreich?

Für Verbraucher: 4 % pro Jahr. Für Geschäfte zwischen Unternehmern: 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, aktuell 10,73 % pro Jahr.

Wann verjährt eine Inkasso-Forderung?

Geldforderungen verjähren in Österreich nach drei Jahren ab Fälligkeit. Nach einem gerichtlichen Titel (z.B. Urteil) beträgt die Verjährungsfrist 30 Jahre.