Wie viele Mahnungen bis Inkasso in Österreich?

Was ist ein Mahnverfahren in Österreich?

Ein Mahnverfahren ist der geordnete Weg, auf dem ein Gläubiger eine offene Forderung durchsetzt, von der ersten Zahlungserinnerung bis zur gerichtlichen Klage. In Österreich ist dieses Mahnwesen weit weniger streng geregelt, als viele annehmen: Der Ablauf beginnt in der Praxis, nicht im Gesetz.

Der typische Verlauf ist immer gleich. Eine Rechnung wird gestellt, die Zahlungsfrist läuft ab, der Schuldner zahlt nicht. Ab diesem Punkt ist die Forderung fällig und im Verzug, und der Gläubiger kann handeln: erinnern, mahnen, Verzugszinsen ansetzen und, wenn nötig, ein Inkassoinstitut einschalten oder klagen.

Wann wird eine Forderung fällig?

Eine Forderung wird fällig, sobald die vereinbarte Zahlungsfrist abgelaufen ist. Fehlt eine Vereinbarung, gilt sie als fällig, sobald die Leistung erbracht wurde und der Preis feststeht. Wichtig ist der Unterschied zur Mahnung: Der Zahlungsverzug entsteht nicht erst durch eine Mahnung, sondern bereits durch das Verstreichen der Frist. Eine Überweisung gilt außerdem erst dann als rechtzeitig, wenn der Betrag am Fälligkeitstag auf dem Konto des Gläubigers eingelangt ist.

Welche Zahlungsfristen gelten in Österreich?

Die Zahlungsfrist hängt davon ab, wer die Vertragspartner sind. Zwischen Unternehmen ist eine vereinbarte Frist von bis zu 60 Tagen grundsätzlich zulässig. Gegenüber Verbrauchern wird die Zahlung fällig, sobald die Leistung erbracht ist und der Preis feststeht, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

In der täglichen Arbeit von incaseof.law hat die Mehrheit der offenen Forderungen eine Zahlungsfrist von 14 bis 30 Tagen, im Geschäft zwischen Unternehmen sind 30 Tage der Normalfall. Tatsächlich gezahlt wird oft erst nach 45 bis 60 Tagen, wenn überhaupt. Genau dieser Abstand zwischen Fälligkeit und Zahlung kostet Unternehmen Liquidität.

Wie viele Mahnungen bis zum Inkasso sind üblich?

Rechtlich ist keine einzige Mahnung nötig, in der Praxis sind zwei bis drei üblich. Weder eine noch zwei noch drei Mahnungen sind in Österreich vorgeschrieben: Ist eine Forderung fällig und wird nicht bezahlt, kann der Gläubiger sofort ein Inkassoinstitut einschalten oder klagen. Das bestätigen die Wirtschaftskammer Österreich und die Konsumentenschutzstellen gleichermaßen.

Warum trotzdem zwei bis drei Mahnungen sinnvoll sind

Nicht jede verspätete Zahlung ist böswillig. Oft wird eine Rechnung schlicht übersehen, und eine freundliche Erinnerung löst das Problem. Ein klar strukturierter Mahnlauf mit festen Intervallen erhöht die Zahlungsquote spürbar. Unternehmen, die ihre Mahnungen automatisiert und in festen Abständen verschicken, erzielen bei incaseof.law Erfolgsquoten von rund 88 Prozent. Der Schlüssel liegt nicht darin, möglichst oft zu mahnen, sondern möglichst schnell und konsequent zu handeln. Die drei üblichen Stufen sehen so aus:

• 1. Mahnung, die Zahlungserinnerung. Freundlicher Hinweis kurz nach Ablauf der Frist, sachlicher Ton, neue Frist setzen.
• 2. Mahnung. Bestimmt, aber sachlich. Klarer Hinweis auf die Folgen bei Nichtzahlung, neue Frist mit konkretem Datum.
• 3. Mahnung, die letzte Mahnung. Ankündigung, dass die Forderung an ein Inkassoinstitut oder einen Rechtsanwalt übergeben wird, wenn bis zum genannten Datum nicht gezahlt wird.

Eine formal korrekte erste Mahnung mit Frist und Zinsenhinweis erzeugt der Mahnungs-Generator in wenigen Minuten. Wie der gesamte Ablauf danach aussieht, zeigt der Leitfaden Wie funktioniert Inkasso in Österreich.

Ist Inkasso ohne vorherige Mahnung erlaubt?

Ja. Inkasso ist ohne vorherige Mahnung in Österreich zulässig, weil der Verzug bereits mit dem Ablauf des Zahlungsziels eintritt. In der Praxis kommt das selten vor, weil die Geschäftsbeziehung darunter leiden kann. Sinnvoll ist der sofortige Schritt vor allem bei bekannt zahlungsunwilligen Schuldnern oder bei hohen Beträgen, bei denen jede Woche Verzögerung zählt.

Mahngebühren in Österreich: was ist erlaubt?

Mahngebühren sind in Österreich zulässig, aber nur in angemessener Höhe. Üblich und von Gerichten meist akzeptiert sind fünf bis zehn Euro pro Mahnung. Deutlich höhere Beträge können vor Gericht scheitern, und die Pflicht zur Zahlung setzt voraus, dass der Schuldner den Verzug verschuldet hat.

Wer nachweislich nie eine Rechnung erhalten hat, muss auch keine Mahnspesen zahlen. Für Geschäfte zwischen Unternehmen sieht das Unternehmensgesetzbuch zusätzlich eine Besonderheit vor: Der Gläubiger kann einen Pauschalbetrag von 40 Euro für die mit dem Verzug verbundenen Kosten verlangen, ohne einen konkreten Aufwand nachweisen zu müssen. Darüber hinausgehende Mahn- und Inkassokosten müssen belegt werden und in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen.

Bei incaseof.law funktioniert das Modell zugunsten des Gläubigers: Die anfallenden Verzugskosten werden, soweit rechtlich zulässig, auf die Schuldnerseite übertragen. So entstehen für Unternehmen keine Kosten für den Einzug ihrer offenen Rechnungen. Die vollständige Aufstellung steht auf der Seite Inkassokosten.

Wie hoch sind die Verzugszinsen in Österreich?

Neben Mahngebühren fallen bei Zahlungsverzug Verzugszinsen an, und deren Höhe hängt von den Vertragspartnern ab. Gegenüber Verbrauchern und bei unverschuldetem Verzug sind es vier Prozent pro Jahr, zwischen Unternehmen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Den Basiszinssatz legt die Oesterreichische Nationalbank halbjährlich fest. Seit 1. Juli 2025 beträgt er 1,53 Prozent. Für Geschäfte zwischen Unternehmen ergibt das aktuell einen Verzugszinssatz von 10,73 Prozent pro Jahr, allerdings nur bei verschuldetem Verzug.

Rechtsgrundlagen aus dem Rechtsinformationssystem des Bundes, Abruf Juli 2026. Basiszinssatz: Oesterreichische Nationalbank, Stand 1. Juli 2025. Angaben zu incaseof.law: eigene Daten, Stand 2026.

Ein Beispiel macht den Unterschied greifbar. Bei einer offenen Forderung von 5.000 Euro zwischen zwei Unternehmen fallen bei sechs Monaten Verzug rund 268 Euro an Verzugszinsen an, gerechnet mit 10,73 Prozent anteilig für ein halbes Jahr. Im Verbrauchergeschäft wären es bei vier Prozent nur rund 100 Euro. So schnell verteuert sich eine liegen gebliebene Rechnung. Für eine konkrete Rechnung rechnet der Verzugszinsen-Rechner den Zinslauf in einer Minute aus.

Was darf ein Inkassobüro in Österreich?

Ein Inkassobüro ist ein privates Unternehmen, das im Auftrag von Gläubigern handelt, aber keine behördlichen Befugnisse hat. Es darf mahnen, Zinsen und die gesetzliche Pauschale geltend machen und ein gerichtliches Verfahren vorbereiten. Es darf nicht wie eine Behörde auftreten und nicht mehr verlangen, als die Verordnung erlaubt.

Erlaubt ist:

• schriftlich, telefonisch und per E-Mail an die offene Forderung erinnern
• Verzugszinsen und, zwischen Unternehmen, die Pauschale von 40 Euro verlangen
• Zahlungsvereinbarungen und Ratenzahlungen anbieten
• das gerichtliche Mahnverfahren vorbereiten und einbringen

Nicht erlaubt ist:

• die Wohnung des Schuldners betreten oder Sachen pfänden, das darf nur ein Gericht
• drohen oder Druck ausüben, der über sachliche Hinweise hinausgeht
• mehr verrechnen, als die Inkasso-Höchstsätze-Verordnung zulässt
• eine Forderung durchsetzen, die erkennbar nicht besteht

Kommt Ihnen ein Inkassoschreiben verdächtig vor, etwa mit fehlenden Angaben zum Gläubiger, mit Zahlungsaufforderungen auf ausländische Konten oder mit auffälligen Fehlern, sollten Sie nicht zahlen und die Arbeiterkammer kontaktieren. Ob ein Anbieter überhaupt zugelassen ist, zeigt das Gewerbeinformationssystem Austria: incaseof.law ist dort unter der GISA-Nummer 32140156 eingetragen.

Was kommt nach dem Inkasso?

Bleiben Mahnungen und außergerichtliches Inkasso erfolglos, folgt das gerichtliche Verfahren. Der Gläubiger bringt eine Mahnklage ein, das Gericht erlässt einen Zahlungsbefehl, und wird auch der nicht befolgt, kann die Forderung zwangsweise durch Exekution durchgesetzt werden.

Mahnklage und Zahlungsbefehl

Der Gläubiger bringt die Mahnklage beim zuständigen Gericht ein. Für Forderungen bis 15.000 Euro ist das Bezirksgericht zuständig, darüber das Landesgericht, örtlich in der Regel das Gericht am Sitz des Beklagten. Das Gericht erlässt einen bedingten Zahlungsbefehl. Der Schuldner hat danach 14 Tage Zeit zu zahlen oder binnen vier Wochen Einspruch zu erheben.

Einspruch gegen den Zahlungsbefehl

Der Einspruch muss schriftlich beim zuständigen Gericht eingebracht werden. Wird er erhoben, geht die Sache in ein ordentliches Zivilverfahren über, in dem beide Seiten ihre Argumente vorbringen. Bleibt der Einspruch aus, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und wirkt wie ein Urteil.

Was kostet eine Klage?

Bis zu einem Streitwert von 5.000 Euro ist keine anwaltliche Vertretung nötig, der Gläubiger kann die Mahnklage selbst einbringen. Ab 5.000 Euro besteht Vertretungspflicht. Die Kosten setzen sich aus Gerichtsgebühren, allfälligen Anwaltskosten und Nebenkosten zusammen. Im Erfolgsfall kann der Gläubiger sie vom Schuldner zurückfordern. Genau dieser Aufwand ist für viele Unternehmen der Grund, den gesamten Ablauf an eine Plattform wie incaseof.law auszulagern, damit er automatisiert und ohne eigene Kosten läuft.

Wann verjähren offene Forderungen in Österreich?

Geldforderungen aus Lieferungen und Leistungen verjähren in Österreich drei Jahre nach Fälligkeit. Nach Ablauf dieser Frist kann die Forderung nicht mehr gerichtlich durchgesetzt werden. Eine Mahnung, auch per Einschreiben, unterbricht die Verjährung nicht, erst ein gerichtliches Verfahren tut das.

Verjährungsfristen nach dem Allgemeinen bürgerlichen Gesetzbuch, abgerufen im Rechtsinformationssystem des Bundes, Juli 2026. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Hat der Gläubiger einen gerichtlichen Titel wie ein Urteil oder einen unbestrittenen Zahlungsbefehl, verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. Die Botschaft ist in beiden Fällen dieselbe: Wer eine offene Rechnung liegen lässt, verhandelt am Ende nicht mehr über die Forderung, sondern über die Zeit. Jede Woche Verzögerung senkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Forderung vollständig beglichen wird.

Selbst mahnen oder ein Inkassoinstitut beauftragen?

Solange Sie nur an eine Rechnung erinnern, ist Selbermachen der richtige Weg. Sobald Sie zum zweiten Mal mahnen und der Kunde nicht reagiert, ist die Übergabe an ein konzessioniertes Inkassoinstitut in der Regel die günstigere Entscheidung, weil ab diesem Punkt Ihre Arbeitszeit teurer ist als das Verfahren.

Praktisch heißt das drei Dinge:

• Die erste Mahnung schreiben Sie selbst. Eine korrekte Vorlage mit Frist und Zinsenhinweis liefert der Mahnungs-Generator.
• Ab der zweiten erfolglosen Mahnung geben Sie ab. Sie können die Forderung online übergeben und Inkasso beauftragen, ohne Vertrag und ohne Mindestvolumen.
• Für Unternehmen mit Sitz in der Bundeshauptstadt bündelt das Inkassobüro Wien Zuständigkeit, Adresse und Ablauf an einem Ort.

incaseof.law ist ein staatlich konzessioniertes Inkassoinstitut mit Lizenz in Österreich und Deutschland. Das Modell ist vom OGH bestätigt, die Erfolgsquote liegt bei rund 88 Prozent, und Ihre Hauptforderung bleibt zu 100 Prozent bei Ihnen. Was nach der Übergabe passiert, steht Schritt für Schritt unter So funktioniert Inkasso.

Dieser Leitfaden erklärt die Rechtslage in Österreich allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Stand der zitierten Normen: Juli 2026.