Wie funktioniert Inkasso in Österreich?

Welche Rechtsgrundlagen gelten für Inkasso in Österreich?

Inkasso in Österreich stützt sich auf vier Regelwerke: das Allgemeine bürgerliche Gesetzbuch, das Unternehmensgesetzbuch, die Zivilprozessordnung und die Gewerbeordnung samt der Inkasso-Höchstsätze-Verordnung. Zusammen legen sie fest, ab wann eine Forderung im Verzug ist, welche Kosten der Schuldner tragen muss und wer Forderungen für andere überhaupt einziehen darf.

Das Allgemeine bürgerliche Gesetzbuch regelt den Grundfall. Eine Forderung ist im Verzug, sobald das vereinbarte Zahlungsziel verstrichen ist. Ab diesem Tag laufen Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern und bei unverschuldetem Verzug in Höhe von vier Prozent pro Jahr.

Zwischen Unternehmen gilt das Unternehmensgesetzbuch und damit ein deutlich schärferer Maßstab. Der gesetzliche Verzugszinssatz liegt dort bei 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, und der Gläubiger kann zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen, ohne einen konkreten Schaden nachweisen zu müssen.

Die Zivilprozessordnung bestimmt den gerichtlichen Weg. Für Geldforderungen bis 75.000 Euro ist das Mahnverfahren vorgeschrieben: Das Gericht erlässt ohne mündliche Verhandlung und ohne Anhörung des Schuldners einen Zahlungsbefehl.

Die Gewerbeordnung macht Inkasso schließlich zu einem reglementierten Gewerbe. Wer in Österreich Forderungen für andere einzieht, braucht eine Konzession und ist im Gewerbeinformationssystem Austria eingetragen. incaseof.law führt die GISA-Nummer 32140156 und ist zusätzlich in Deutschland als Inkassodienstleister beim Bundesamt für Justiz registriert. Wie viel ein Inkassoinstitut dem Schuldner verrechnen darf, ist dabei nicht frei verhandelbar, sondern durch die Inkasso-Höchstsätze-Verordnung nach oben gedeckelt.

Für Sie als Gläubiger ist am Ende ein Punkt entscheidend: Die Kosten des Verzugs trägt grundsätzlich der Schuldner. Wer eine berechtigte Rechnung nicht zahlt, zahlt später mehr als die Rechnung.

Welche Stufen durchläuft ein Inkassoverfahren?

Ein Inkassoverfahren in Österreich durchläuft drei Stufen: die außergerichtliche Mahnung, das gerichtliche Mahnverfahren und die Exekution. Jede Stufe hat eigene Fristen und eigene Kosten, und jede Stufe endet in dem Moment, in dem der Schuldner zahlt.

Stufe 1: Die außergerichtliche Mahnung

Die außergerichtliche Mahnung ist der erste Schritt und in der Praxis der wichtigste. Eine gesetzliche Mindestzahl an Mahnungen kennt das österreichische Recht nicht: Der Verzug tritt mit dem Ablauf des Zahlungsziels ein, nicht erst mit der ersten Mahnung. Sie können also sofort mahnen, Verzugszinsen verlangen und bei Geschäften zwischen Unternehmen die Pauschale von 40 Euro ansetzen.

Übergeben Sie die Forderung an ein konzessioniertes Inkassoinstitut, ändert sich vor allem der Absender. Aus der dritten internen Erinnerung wird ein Schreiben eines Dritten, der den nächsten Schritt kennt und ihn auch gehen kann. Genau das ist der Grund, warum ein großer Teil der Fälle diese Stufe nie verlässt.

Stufe 2: Das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist bei Geldforderungen bis 75.000 Euro vorgeschrieben und läuft in Österreich elektronisch über den Elektronischen Rechtsverkehr. Das Gericht prüft die Angaben formal und erlässt einen Zahlungsbefehl, ohne den Schuldner vorher anzuhören.

Mit dem Zahlungsbefehl wird dem Schuldner aufgetragen, binnen 14 Tagen zu zahlen oder binnen vier Wochen Einspruch zu erheben. Diese beiden Fristen werden häufig verwechselt, sie sind aber nicht dasselbe. Die vierwöchige Einspruchsfrist beginnt mit der Zustellung und kann nicht verlängert werden. Ein verspäteter Einspruch wird ohne Verhandlung zurückgewiesen.

Bleibt der Einspruch aus, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und wirkt wie ein Urteil. Erhebt der Schuldner Einspruch, verliert der Zahlungsbefehl seine Wirkung und die Sache geht in ein ordentliches Verfahren über. Genau deshalb lohnt es sich, vor der Mahnklage sauber zu dokumentieren, worauf die Forderung beruht.

Stufe 3: Die Exekution

Die Exekution ist die zwangsweise Durchsetzung eines rechtskräftigen Titels. Sie ist erst möglich, wenn ein vollstreckbarer Zahlungsbefehl oder ein Urteil vorliegt, und sie wird beim Gericht beantragt, nicht bei einer Verwaltungsbehörde.

Die gängigen Formen sind die Gehaltsexekution, bei der der Arbeitgeber den pfändbaren Teil des Einkommens direkt an den Gläubiger überweist, die Exekution auf Bankguthaben und die Fahrnisexekution durch den Gerichtsvollzieher. In vielen Fällen zahlt der Schuldner bereits, sobald der Exekutionsantrag zugestellt wird, weil die Folgen für Konto und Bonität konkret werden.

Wie lange dauert Inkasso in Österreich?

Wie lange Inkasso in Österreich dauert, entscheidet vor allem die Stufe, auf der der Schuldner zahlt. Gesetzlich festgelegt sind nur wenige Fristen, und genau diese sind für die Planung brauchbar: 14 Tage Zahlungsfrist im Zahlungsbefehl, vier Wochen Einspruchsfrist und drei Jahre bis zur Verjährung.

Alle Fristen aus dem Rechtsinformationssystem des Bundes, Abruf Juli 2026. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Für die außergerichtliche Stufe gibt es keine gesetzliche Frist. Sie endet, wenn der Schuldner zahlt oder wenn Sie entscheiden, dass weitere Mahnungen nichts mehr bringen. Wie lange das Gericht bis zum Zahlungsbefehl braucht, hängt vom zuständigen Bezirksgericht ab. Belastbare laufende Durchschnittswerte dazu veröffentlicht die Justiz nicht, deshalb nennen wir hier bewusst nur die Fristen, die tatsächlich im Gesetz stehen.

Die wichtigste Zahl ist ohnehin eine andere: die drei Jahre. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verjähren in Österreich drei Jahre nach Fälligkeit. Wer eine offene Rechnung zwei Jahre liegen lässt, verhandelt am Ende nicht mehr über die Forderung, sondern über die Zeit.

Was kostet ein Inkassobüro in Österreich?

Ein Inkassobüro in Österreich verrechnet seine Vergütung grundsätzlich dem Schuldner, nicht dem Gläubiger, und die Höhe ist durch die Inkasso-Höchstsätze-Verordnung gedeckelt. Was am Ende bei Ihnen ankommt, entscheidet deshalb nicht die Gebührentabelle, sondern das Geschäftsmodell des Anbieters.

Rechtsgrundlagen aus dem Rechtsinformationssystem des Bundes, Abruf Juli 2026. Angaben zu incaseof.law: eigene Daten, Stand Juli 2026.

Der eigentliche Unterschied zwischen Anbietern liegt nicht bei den Gebühren, die der Schuldner trägt. Er liegt bei der Provision, die vom eingezogenen Geld abgezogen wird. Viele klassische Inkassobüros behalten einen Prozentsatz der Hauptforderung ein, sodass von 10.000 Euro Forderung nur ein Teil auf dem Konto des Gläubigers landet. Bei incaseof.law bleibt die Hauptforderung zu 100 Prozent bei Ihnen, weil die Verzugskosten der säumige Schuldner trägt. Die vollständige Aufstellung dazu steht auf der Seite Inkassokosten.

Wenn Sie für eine konkrete Rechnung nur wissen wollen, wie hoch die Zinsen inzwischen sind, rechnet der Verzugszinsen-Rechner das in einer Minute aus.

Was darf ein Inkassobüro in Österreich?

Ein Inkassobüro in Österreich darf offene Forderungen einmahnen, Verzugszinsen und die gesetzliche Pauschale geltend machen und ein gerichtliches Verfahren vorbereiten. Es darf nicht wie eine Behörde auftreten, nicht mehr verrechnen als die Verordnung erlaubt und keine Maßnahmen androhen, die rechtlich gar nicht möglich sind.

Erlaubt ist:

• schriftlich, telefonisch und per E-Mail an die offene Forderung erinnern
• Verzugszinsen verlangen, zwischen Unternehmen mit 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, sonst mit vier Prozent
• bei Geschäften zwischen Unternehmen die gesetzliche Pauschale von 40 Euro ansetzen
• eine eigene Vergütung verlangen, solange sie die Höchstsätze der Verordnung nicht überschreitet
• Ratenvereinbarungen und Stundungen anbieten
• die Mahnklage vorbereiten und über den Elektronischen Rechtsverkehr einbringen

Nicht erlaubt ist:

• den Eindruck erwecken, ein Gericht oder eine Behörde zu sein
• mit Exekution drohen, solange kein vollstreckbarer Titel vorliegt
• mehr verrechnen, als die Inkasso-Höchstsätze-Verordnung zulässt
• Daten des Schuldners ohne Rechtsgrundlage verarbeiten oder weitergeben
• eine Forderung durchsetzen, die erkennbar nicht besteht

Ob ein Anbieter Inkasso in Österreich überhaupt anbieten darf, lässt sich in zwei Minuten prüfen: Jedes konzessionierte Inkassoinstitut ist im Gewerbeinformationssystem Austria mit einer GISA-Nummer eingetragen. incaseof.law finden Sie dort unter der Nummer 32140156, in Deutschland zusätzlich im Rechtsdienstleistungsregister des Bundesamts für Justiz.

Wann außergerichtlich, wann gerichtlich vorgehen?

Außergerichtlich vorgehen sollten Sie, solange die Forderung jung ist, der Kunde bisher zuverlässig gezahlt hat oder die Rechnung inhaltlich bestritten wird. Den gerichtlichen Weg wählen Sie, wenn der Schuldner auf mehrere Mahnungen nicht reagiert, der Betrag hoch ist oder die Forderung sich der Verjährung nähert.

Für den außergerichtlichen Weg spricht:

• die Rechnung ist erst wenige Wochen überfällig
• der Kunde zahlt sonst pünktlich, ein Versehen ist wahrscheinlich
• der Kunde bestreitet die Leistung, hier ist Klärung schneller als ein Verfahren
• der Betrag ist klein und die Kundenbeziehung soll erhalten bleiben

Für den gerichtlichen Weg spricht:

• zwei oder mehr Mahnungen sind ohne jede Reaktion geblieben
• die Forderung ist unbestritten und gut dokumentiert
• der Betrag rechtfertigt die Gerichtsgebühr
• die Dreijahresfrist rückt näher
• der Schuldner ist als Wiederholungsfall bekannt

Diese Entscheidung lässt sich nicht pauschal treffen, weil sie an drei Größen hängt: Höhe der Forderung, Alter der Forderung und bisheriges Zahlungsverhalten. Genau nach diesen drei Größen steuert incaseof.law die Eskalation, ohne dass Sie jeden Fall einzeln bewerten müssen. Wie das Schritt für Schritt abläuft, zeigt die Seite So funktioniert Inkasso.

Welche Fehler kosten Gläubiger am meisten Geld?

Der teuerste Fehler im Umgang mit offenen Rechnungen ist Warten. Der Wert einer Forderung sinkt mit ihrem Alter, weil Erreichbarkeit, Zahlungsfähigkeit und Beweislage schlechter werden, und nach drei Jahren ist sie verjährt.

Fünf Fehler tauchen dabei immer wieder auf:

• Zu spät handeln. Wer erst nach einem halben Jahr reagiert, verhandelt gegen die Verjährung und gegen eine schlechtere Zahlungsfähigkeit.
• Nicht dokumentieren. Ohne Nachweis über Leistung, Rechnung und Zustellung wird jede Mahnklage angreifbar.
• Alle Kunden gleich behandeln. Ein Stammkunde, der eine Rechnung übersehen hat, braucht eine andere Ansprache als ein Kunde, bei dem sich das jedes Quartal wiederholt.
• Im Ton eskalieren statt im Verfahren. Druck im Schreiben ersetzt keinen Titel. Was wirkt, ist der nächste formale Schritt, nicht das schärfere Adjektiv.
• Alles selbst machen. Ab der zweiten erfolglosen Mahnung kostet die eigene Arbeitszeit meist mehr, als das Verfahren kosten würde.

Selbst mahnen oder ein Inkassoinstitut beauftragen?

Solange Sie nur an eine Rechnung erinnern, ist Selbermachen der richtige Weg. Sobald Sie zum zweiten Mal mahnen und der Kunde nicht reagiert, ist die Übergabe an ein konzessioniertes Inkassoinstitut in der Regel die günstigere Entscheidung, weil ab diesem Punkt Ihre Arbeitszeit teurer ist als das Verfahren.

Praktisch heißt das drei Dinge:

• Die erste Mahnung schreiben Sie selbst. Eine formal korrekte Vorlage mit Frist und Zinsenhinweis erzeugt der Mahnungs-Generator.
• Ab der zweiten erfolglosen Mahnung geben Sie ab. Sie können die Forderung online übergeben und Inkasso beauftragen, ohne Vertrag und ohne Mindestvolumen.
• Für Unternehmen mit Sitz in der Bundeshauptstadt sind Zuständigkeit, Adresse und Ablauf auf der Seite Inkasso in Wien zusammengefasst.

incaseof.law ist ein staatlich konzessioniertes Inkassoinstitut mit Lizenz in Österreich und Deutschland. Das Modell ist vom OGH bestätigt, die Erfolgsquote liegt bei 88 Prozent, und Ihre Hauptforderung bleibt zu 100 Prozent bei Ihnen. Was nach der Übergabe passiert, steht Schritt für Schritt unter So funktioniert Inkasso.

Dieser Leitfaden erklärt die Rechtslage in Österreich allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Stand der zitierten Normen: Juli 2026.