Kunde zahlt trotz Zahlungszusage nicht: Was die Zusage bedeutet und wann Schluss ist

Was bedeutet es, wenn der Kunde Zahlung zusagt und dann nicht zahlt?

„Die Überweisung geht am Freitag raus.“ Freitag vergeht, das Konto bleibt leer. Eine Woche später heißt es: „Anfang nächsten Monats, ganz sicher.“ So sieht ein typischer Fall aus, in dem Unternehmen zu lange warten. Der Kunde reagiert ja, er ist freundlich, er bestreitet nichts. Genau deshalb fühlt sich eine Mahnung unhöflich an.

Rechtlich ist die Lage klarer als das Gefühl. Eine Zusage, die nur der Kunde ausspricht, ändert an der Fälligkeit nichts. Die Rechnung war zum vereinbarten Termin fällig und bleibt es. Der Kunde ist weiter im Verzug, Zinsen laufen weiter. Die Zusage hilft Ihnen sogar: Wer schreibt, er werde die Rechnung überweisen, gibt zu, dass er sie schuldet.

Dieser Beitrag behandelt den Fall zwischen Rechnung und Inkasso, in dem der Kunde vertröstet. Reagiert Ihr Kunde gar nicht, beginnt der Weg im Leitfaden Kunde zahlt nicht: Was Unternehmen jetzt tun können.

So gehen Sie vor: Antworten Sie auf jede Zusage schriftlich und halten Sie dabei fest, dass die Rechnung fällig bleibt.

Ankündigung oder neue Vereinbarung: Was hat der Kunde Ihnen wirklich gegeben?

Entscheidend ist, ob nur der Kunde etwas ankündigt oder ob Sie beide etwas Neues vereinbaren. Eine Ankündigung lässt Ihren Anspruch unverändert. Eine Vereinbarung über einen späteren Termin ist eine Stundung: Bis zum neuen Termin ist die Zahlung nicht mehr fällig, Verzugszinsen für diese Zeit entfallen. Oft entsteht eine Stundung ungewollt, durch Ihre eigene Antwort.

Wollen Sie dem Kunden tatsächlich entgegenkommen, vereinbaren Sie Raten schriftlich, mit festen Beträgen, festen Terminen und der Regel, dass bei einer versäumten Rate der ganze Rest sofort fällig wird. Wie das aussieht, zeigt das Muster für eine Ratenzahlungsvereinbarung.

So gehen Sie vor: Schreiben Sie in Ihre Antwort auf eine Zusage den Satz „Die Rechnung bleibt fällig, die gesetzlichen Verzugszinsen laufen weiter.“ Dann entsteht keine Stundung aus Versehen.

Was bewirkt die Zusage bei Verzugszinsen und Verjährung?

Die Zusage ist ein Beweisstück. In beiden Ländern lässt sie die Verjährung neu laufen, wenn sie sich erkennbar auf die konkrete Forderung bezieht, in Deutschland allerdings erst, wenn die Frist bereits läuft. Bei Zinsen und Verzug gelten unterschiedliche Regeln.

Österreich

Nach dem ABGB ist der Schuldner im Verzug, sobald er den vertraglich oder gesetzlich bestimmten Zahlungstag nicht einhält. Ist kein Termin bestimmt, setzt die Einmahnung den Verzug in Gang. Zwischen Unternehmen betragen die Verzugszinsen nach dem UGB 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu kommt eine Pauschale von 40 Euro für Betreibungskosten. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Geschäftsbetrieb verjähren nach drei Jahren. Erkennt der Schuldner das Recht des Gläubigers ausdrücklich oder stillschweigend an, ist die Verjährung unterbrochen und beginnt neu. Der Oberste Gerichtshof lässt dafür jedes Verhalten genügen, das die Absicht deutlich erkennen lässt, die Schuld anzuerkennen. Eine Zahlungszusage für eine bestimmte Rechnung erfüllt das.

Deutschland

Nach dem BGB kommt der Schuldner durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug, bei einem im Vertrag festgelegten Kalendertermin auch ohne Mahnung. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist er im Verzug, gegenüber Verbrauchern nur mit einem Hinweis darauf in der Rechnung. Der Verzugszins beträgt zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, mit Verbrauchern 5 Prozentpunkte. Seit 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 Prozent, also bei 10,52 und 6,52 Prozent. Gegenüber Unternehmen kommt die Pauschale von 40 Euro dazu. Die Verjährung beginnt neu, wenn der Schuldner den Anspruch durch Abschlagszahlung, Zinszahlung oder in anderer Weise anerkennt. Eine schriftliche Zahlungszusage ist ein solches Anerkenntnis. Das wirkt aber erst, wenn die Verjährung schon begonnen hat: Fällt die Zusage in das Jahr, in dem die Forderung entstanden ist, bleibt es beim Fristbeginn mit dem Jahresende. Eine vereinbarte Stundung hemmt die Verjährung zusätzlich, solange sie läuft.

So gehen Sie vor: Speichern Sie jede Zusage im Original, also E-Mail, Brief oder Screenshot der Nachricht mit Datum und Absender. Eine telefonische Zusage bestätigen Sie noch am selben Tag per E-Mail.

Wie fassen Sie nach dem ersten gebrochenen Termin nach?

Warten Sie nicht ab, ob das Geld vielleicht doch noch kommt. Fassen Sie am ersten Werktag nach dem versäumten Termin nach, schriftlich und mit konkretem Datum. Bitten Sie um den Zahlungsbeleg, falls der Kunde behauptet, bereits überwiesen zu haben. „Das Geld ist unterwegs“ ist keine Auskunft, ein Beleg mit Ausführungsdatum schon.

Mustertext für die Nachfrage nach einer gebrochenen Zusage

Betreff: Rechnung R-2026-118 über 4.200,00 Euro, Ihre Zahlungszusage vom 16. Oktober 2026

Sehr geehrter Herr Berger,

am 16. Oktober haben Sie uns zugesagt, die Rechnung R-2026-118 bis 23. Oktober zu überweisen. Bis heute ist keine Zahlung auf unserem Konto eingegangen. Haben Sie bereits überwiesen, senden Sie uns bitte den Zahlungsbeleg. Andernfalls erwarten wir den offenen Betrag von 4.200,00 Euro bis spätestens 6. November 2026 auf dem Konto IBAN [Ihre IBAN].

Die Rechnung ist seit 2. Oktober fällig, die gesetzlichen Verzugszinsen laufen weiter. Geht bis 6. November keine Zahlung ein, übergeben wir die Forderung an ein Inkassoinstitut.

Mit freundlichen Grüßen

Passen Sie Namen, Beträge und Daten an. Nennen Sie immer ein Kalenderdatum statt „binnen einer Woche“, dann gibt es keinen Streit über den Fristbeginn. Brauchen Sie eine förmliche Mahnung mit Zinsen, erstellt der Mahnungs-Generator eine Vorlage.

So gehen Sie vor: Senden Sie die Nachfrage per E-Mail und tragen Sie das Datum der letzten Frist sofort in Ihren Kalender ein.

Welche Warnsignale zeigen, dass Vertrösten System hat?

Ein einziger versäumter Termin kann ein Versehen sein. Mehrere der folgenden Signale zusammen sind es nicht:

• Der zweite zugesagte Termin verstreicht ohne Zahlung und ohne Nachricht.
• „Die Überweisung ist raus“, aber es gibt keinen Beleg und keine Transaktionsreferenz.
• Es kommen kleine, unregelmäßige Teilzahlungen, die nie besprochen wurden.
• Der Ansprechpartner wechselt oder ist nur noch über die Mailbox erreichbar.
• Eine Reklamation taucht erst auf, nachdem Sie die letzte Frist gesetzt haben.
• Der Kunde bittet um Raten, nennt aber weder Beträge noch Termine.
• Lastschriften platzen oder andere Lieferanten berichten Ähnliches.

Bei Verdacht auf Zahlungsunfähigkeit sehen Sie in den amtlichen Insolvenzbekanntmachungen nach: in Österreich in der Ediktsdatei der Justiz, in Deutschland auf insolvenzbekanntmachungen.de. Ist ein Insolvenzverfahren eröffnet, melden Sie die Forderung im Verfahren an, statt weiter zu mahnen.

So gehen Sie vor: Zeigen sich zwei oder mehr dieser Signale, gewähren Sie keine weitere Zeit mehr und setzen die letzte Frist.

Wann ist Schluss? Ein Rechenbeispiel

Die klarste Regel lautet: Eine Zusage ist eine Chance. Die zweite gebrochene Zusage beendet die Geduld. Danach folgt ein letztes Datum in Schriftform und nach dessen Ablauf die Übergabe, ohne dritte Runde.

Beispiel: Ein Großhändler in Deutschland liefert an einen Gastronomiebetrieb. Im Auftrag ist Zahlung bis 2. Oktober 2026 vereinbart, die Rechnung lautet auf 4.200 Euro. Am 16. Oktober sagt der Kunde am Telefon Zahlung bis 23. Oktober zu, der Großhändler hält die Zusage per E-Mail fest und schreibt dazu, dass die Rechnung fällig bleibt. Nichts kommt. Am 26. Oktober folgt die Nachfrage mit letzter Frist zum 6. November. Der Kunde schreibt: „Anfang nächster Woche.“ Auch das verstreicht. Am 16. November übergibt der Großhändler die Forderung.

Weil der Zahlungstermin vertraglich nach dem Kalender bestimmt war, ist der Kunde seit 3. Oktober im Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedurfte. Bis 16. November sind das 45 Tage. Bei 10,52 Prozent ergeben sich 4.200 Euro mal 10,52 Prozent mal 45 durch 365, also 54,47 Euro Zinsen. Dazu kommt die Pauschale von 40 Euro. Offen sind damit 4.294,47 Euro. An der Verjährung ändern die beiden Zusagen hier nichts: Sie fallen in das Jahr, in dem die Forderung entstanden ist, und die Frist beginnt in Deutschland ohnehin erst mit Ende 2026. Als Beleg für Verzug und Anspruch sind sie trotzdem wertvoll. In Österreich rechnen Sie zwischen Unternehmen mit 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, den Betrag liefert der Verzugszinsen-Rechner.

So gehen Sie vor: Legen Sie für Ihr Unternehmen fest, nach wie vielen gebrochenen Zusagen übergeben wird, und halten Sie diese Regel bei jedem Kunden ein.

Wann lohnt sich die Übergabe an ein Inkassoinstitut, und wie läuft sie ab?

Die Übergabe lohnt sich, sobald die Forderung fällig ist, der Kunde den Betrag nicht bestreitet und die Zusagen ins Leere laufen. Das ist der typische Fall des Vertrösters: Er bestreitet nichts, er zahlt nur nicht. Bringt der Kunde plötzlich einen Mangel vor, klären Sie das zuerst. Strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut.

incaseof.law ist ein in Österreich konzessioniertes und in Deutschland registriertes Inkassoinstitut. Angenommen werden fällige, unbestrittene Forderungen mit belegbarem Zahlungsverzug. Die Übergabe läuft online im Kundenportal: registrieren, Schuldner, Betrag und Fälligkeit erfassen, Rechnung und Belege hochladen. Laden Sie die Zusagen und Ihre Nachfrage gleich mit hoch, sie belegen Verzug und Anerkenntnis. Ein Mindestvolumen gibt es nicht. Die Mahnstufen legt das Fallteam fest. In Österreich empfiehlt das Fallteam eine Mahnklage, eingeleitet wird sie nur nach Ihrer Freigabe. In Deutschland wird ein gerichtliches Verfahren wie der Mahnbescheid nur nach Ihrer Freigabe eingeleitet; den Verfahrensweg und eine erforderliche Vertretung klärt das Fallteam mit Ihnen im Einzelfall. Automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht.

Für den Vertröster ist ein Punkt besonders wichtig: Statt neuer Versprechen kann der Schuldner im Schuldnerportal Ratenzahlung beantragen. Sie wird nach festen, für alle gleichen Regeln angenommen. Die Hauptforderung geht zu 100 Prozent an Sie, die Verzugskosten trägt der säumige Schuldner im gesetzlich zulässigen Rahmen. Im regulären außergerichtlichen Inkasso entstehen Ihnen keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt, und es gibt keine Erfolgsprovision auf Ihre Hauptforderung. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Einzug und Dauer sind nicht garantiert.

So gehen Sie vor: Prüfen Sie auf der Seite Kunde zahlt nicht den passenden nächsten Schritt und übergeben Sie den Fall unter Inkasso beauftragen, sobald Ihre letzte Frist abgelaufen ist.