Teilzahlung auf eine Rechnung: Wie Sie richtig anrechnen und die Restforderung durchsetzen

Was passiert, wenn der Kunde nur einen Teil der Rechnung zahlt?

Auf dem Konto gehen 2.500 Euro ein, die Rechnung lautet auf 6.000 Euro. Damit ist die Rechnung nicht erledigt, sondern nur teilweise getilgt. Der Rest bleibt fällig, und für den Rest dauert der Verzug an. Eine Teilzahlung ist auch keine Ratenvereinbarung: Der Kunde hat nichts mit Ihnen vereinbart, er hat nur weniger gezahlt.

Drei Fragen entscheiden jetzt, wie viel Ihnen noch zusteht: Auf welche Rechnung wird die Zahlung angerechnet? Welcher Teil deckt Kosten und Zinsen, welcher die Hauptforderung? Und was bedeutet die Zahlung für die Verjährung? Das BGB beantwortet alle drei klar.

So gehen Sie vor: Buchen Sie eine Teilzahlung nicht spontan gegen den ältesten offenen Posten. Lesen Sie zuerst den Verwendungszweck und jede Nachricht, die mit der Zahlung kam.

Darf ich eine Teilzahlung ablehnen?

Ja. Das BGB sagt ausdrücklich, dass der Schuldner zu Teilleistungen nicht berechtigt ist. Sie müssen eine Teilzahlung also nicht annehmen. In der Praxis ist das Ablehnen fast immer der schlechtere Weg. Angenommenes Geld ist auf Ihrem Konto, der Rest bleibt geschuldet, und die Zahlung belegt, dass der Kunde die Schuld kennt.

Es gibt zwei Ausnahmen, bei denen Sie genau hinsehen. Erstens: Der Kunde bestimmt, dass seine Zahlung abweichend von der gesetzlichen Reihenfolge zuerst auf die Hauptforderung gehen soll. Dann dürfen Sie die Annahme nach dem BGB ablehnen. Zweitens: Der Kunde schreibt dazu, dass mit dieser Zahlung „alles erledigt“ sei oder sie „als Vergleich“ gelte. Eine solche Erklärung nehmen Sie nicht stillschweigend hin.

So gehen Sie vor: Nehmen Sie Teilzahlungen an. Bezeichnet der Kunde sie als Vollzahlung oder Abgeltung, widersprechen Sie am selben Tag schriftlich: „Wir verbuchen Ihre Zahlung als Teilzahlung. Der Restbetrag bleibt offen.“

In welcher Reihenfolge wird eine Teilzahlung angerechnet?

Das BGB enthält zwei Anrechnungsregeln. Die eine gilt, wenn mehrere Rechnungen offen sind. Die andere gilt innerhalb einer Forderung für Kosten, Zinsen und Hauptforderung.

Mehrere Rechnungen offen

Der Kunde bestimmt bei der Zahlung, welche Schuld er tilgt, meist über den Verwendungszweck. Diese Bestimmung gilt. Fehlt sie, schreibt das Gesetz eine feste Reihenfolge vor. Ihre Buchhaltung darf die Zahlung nicht nach Belieben verteilen.

Kosten, Zinsen und Hauptforderung

Innerhalb einer Forderung wird eine Zahlung, die nicht alles deckt, zuerst auf die Kosten, dann auf die Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung angerechnet. Das hat einen handfesten Grund: Verzugszinsen fallen nur auf die Hauptforderung an. Von Zinsen sind nach dem BGB keine Verzugszinsen zu zahlen. Wer eine Teilzahlung voll von der Hauptforderung abzieht, verkleinert genau den Betrag, der weiter Zinsen bringt, und lässt unverzinste Zinsen und Kosten stehen.

So gehen Sie vor: Führen Sie für jede Forderung drei Spalten: Kosten, Zinsen, Hauptforderung. Jede Zahlung wird von links nach rechts verbraucht.

Wie rechnen Sie die Restforderung mit Zinsen und Kosten aus?

Beispiel: Ein Softwaredienstleister in Deutschland hat einem Unternehmen 6.000 Euro in Rechnung gestellt. Im Vertrag ist Zahlung bis 15. Mai 2026 vereinbart. Der Kunde zahlt nicht und ist damit ab 16. Mai im Verzug. Am 15. Juli gehen 2.500 Euro ohne Verwendungszweck ein, andere Rechnungen sind nicht offen. An Kosten ist die Pauschale von 40 Euro angefallen, die das BGB gegenüber Unternehmen für die Kosten der Beitreibung vorsieht.

Der Basiszinssatz lag im ersten Halbjahr 2026 bei 1,27 Prozent und liegt seit 1. Juli bei 1,52 Prozent. Zwischen Unternehmen kommen 9 Prozentpunkte dazu, also 10,27 und 10,52 Prozent. Weil der Satz zum 1. Juli wechselt, rechnen Sie in zwei Abschnitten:

Ab 16. Juli laufen Zinsen nur noch auf 3.643,60 Euro. Übergibt der Dienstleister den Rest am 30. September, kommen für 77 Tage 3.643,60 Euro x 10,52 % x 77/365 hinzu, das sind 80,86 Euro. Die Restforderung beträgt dann 3.643,60 Euro Hauptforderung plus 80,86 Euro Zinsen. Übergibt der Dienstleister den Rest an incaseof.law, fällt auf die Hauptforderung keine Erfolgsprovision an; Teilzahlungen des Schuldners werden nach der Reihenfolge der AGB angerechnet, ein vollständiger Einzug ist nicht garantiert. Für eigene Fälle hilft der Verzugszinsen-Rechner mit dem Land Deutschland. Er rechnet einen Zeitraum je Durchgang, Teilzahlungen erfassen Sie also abschnittsweise wie oben.

So gehen Sie vor: Rechnen Sie bei jeder Teilzahlung den Stand bis zum Zahlungstag aus, verbrauchen Sie die Zahlung in der gesetzlichen Reihenfolge und starten Sie danach einen neuen Zinsabschnitt.

Ist eine Teilzahlung ein Anerkenntnis der ganzen Forderung?

In der Regel ja. Das BGB lässt die Verjährung neu beginnen, wenn der Schuldner den Anspruch durch Abschlagszahlung, Zinszahlung oder in anderer Weise anerkennt. Wer erkennbar einen Teil einer größeren Schuld zahlt, zeigt, dass er die Schuld kennt. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt danach von vorn.

Anders liegt es, wenn der Kunde mit der Zahlung erklärt, mehr schulde er nicht. Dann erkennt er den Rest gerade nicht an. Bewahren Sie deshalb den Kontoauszug mit Verwendungszweck und jede begleitende Nachricht auf. Wie die Fristen grundsätzlich laufen, erklärt der Ratgeber Verjährung von Forderungen in Deutschland.

So gehen Sie vor: Legen Sie zu jeder Teilzahlung den Kontoauszug und die Nachricht des Kunden in die Akte der Forderung, nicht nur in die Buchhaltung.

Teilzahlung oder Ratenzahlung: Wo liegt der Unterschied?

Eine Teilzahlung ist ein einseitiger Vorgang. Sie ändert nichts daran, dass der Rest sofort fällig ist. Eine Ratenzahlung ist eine Vereinbarung: Sie schieben die Fälligkeit der einzelnen Raten bewusst hinaus. Bis zum jeweiligen Termin ist die Rate nicht fällig, und für diese Zeit entfällt der Verzug.

Deshalb gilt: Bittet der Kunde nach einer Teilzahlung um Zeit für den Rest, stimmen Sie nicht formlos zu. Vereinbaren Sie Raten nur schriftlich, mit festen Beträgen und Terminen und mit der Regel, dass bei einer versäumten Rate der gesamte Rest sofort fällig wird. Eine Vorlage dafür bietet das Muster für eine Ratenzahlungsvereinbarung.

So gehen Sie vor: Antworten Sie auf eine Teilzahlung ohne Absprache mit einer Restforderungsaufstellung und einer Frist, nicht mit einem Ratenangebot.

Wie mahnen Sie die Restforderung richtig?

Schreiben Sie keine neue Rechnung über dieselbe Leistung. Eine zweite Rechnung führt zu Doppelbuchungen und Rückfragen. Sie brauchen eine Restforderungsaufstellung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Diese Angaben gehören hinein:

• Nummer, Datum und Betrag der ursprünglichen Rechnung und das vereinbarte Zahlungsziel.
• Jede Zahlung mit Datum und Betrag.
• Die Anrechnung jeder Zahlung auf Kosten, Zinsen und Hauptforderung.
• Die restliche Hauptforderung und den Zinssatz, mit dem sie weiter verzinst wird.
• Ein konkretes Zahlungsdatum für den Rest und Ihre Bankverbindung.
• Den Hinweis, was nach Ablauf der Frist geschieht.

Ein kurzer Begleitsatz genügt: „Ihre Zahlung vom 15. Juli über 2.500 Euro haben wir nach den gesetzlichen Regeln zuerst auf Kosten und Zinsen und dann auf die Hauptforderung angerechnet. Es verbleibt eine Hauptforderung von 3.643,60 Euro zuzüglich Zinsen ab 16. Juli. Bitte zahlen Sie den Rest bis 14. August 2026.“

So gehen Sie vor: Senden Sie die Aufstellung innerhalb weniger Tage nach der Teilzahlung. Je länger Sie warten, desto eher hält der Kunde die Sache für erledigt.

Wann übergeben Sie die Restforderung an ein Inkassoinstitut?

Bleibt der Rest nach Ihrer Frist offen, ist die Restforderung ein klarer Fall für die Übergabe: Der Kunde hat durch seine Zahlung gezeigt, dass er die Schuld kennt, und Sie haben eine nachvollziehbare Aufstellung. Bestreitet der Kunde den Rest mit einem konkreten Einwand, etwa einem Mangel, klären Sie das zuerst. Strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut.

Bei incaseof.law, einem in Österreich konzessionierten und in Deutschland registrierten Inkassoinstitut, übergeben Sie online im Kundenportal: registrieren, Schuldner, Betrag und Fälligkeit erfassen, Rechnung und Belege hochladen. Laden Sie die Restforderungsaufstellung und die Kontoauszüge der Teilzahlungen mit hoch. Angenommen werden fällige, unbestrittene Forderungen mit belegbarem Zahlungsverzug, ein Mindestvolumen gibt es nicht. Für viele Fälle aus der Buchhaltung gibt es einen Connector oder eine REST-Schnittstelle, der Status kommt per Webhook zurück. Das Fallteam legt die Mahnstufen fest. Ein gerichtliches Verfahren wie der Mahnbescheid wird nur nach Ihrer Freigabe eingeleitet; den Verfahrensweg und eine erforderliche Vertretung klärt das Fallteam mit Ihnen im Einzelfall. Automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht. Wie das gerichtliche Verfahren abläuft, zeigt der Ratgeber zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Kann der Kunde den Rest nicht auf einmal zahlen, beantragt er im Schuldnerportal Ratenzahlung, die nach festen, für alle gleichen Regeln angenommen wird. Die Hauptforderung geht zu 100 Prozent an Sie, die Verzugskosten trägt der säumige Schuldner im gesetzlich zulässigen Rahmen. Im regulären außergerichtlichen Inkasso entstehen Ihnen keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt, und es gibt keine Erfolgsprovision auf Ihre Hauptforderung. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Einzug und Dauer sind nicht garantiert. Geht nach der Übergabe noch Geld direkt bei Ihnen ein, melden Sie es sofort mit Datum und Betrag.

So gehen Sie vor: Ordnen Sie Teilzahlungen dauerhaft in Ihrem Forderungsmanagement und übergeben Sie offene Reste über Inkasso beauftragen, sobald Ihre Frist abgelaufen ist.