Mietrückstand in der Hausverwaltung: Vom Mahnlauf bis zum Inkasso in Österreich

Ab wann ist die Miete im Rückstand?

Ohne andere Vereinbarung ist der Mietzins in Österreich am Fünften des Monats fällig. Im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes ist er am Fünften jedes Kalendermonats im Vorhinein zu zahlen, sofern kein späterer Termin vereinbart ist. Für andere Raummieten sieht das ABGB ebenfalls den Fünften des Monats vor. Zahlt der Mieter bis dahin nicht, ist er im Verzug, eine Mahnung braucht es dafür nicht. Grundsätzlich muss die Miete am Fälligkeitstag gutgeschrieben sein; ist der Mieter Verbraucher und der Vermieter Unternehmer, genügt nach dem Konsumentenschutzgesetz, dass der Mieter den Überweisungsauftrag spätestens am Fünften erteilt.

Zum Mietzins nach dem MRG gehören nicht nur der Hauptmietzins, sondern auch der Anteil an den Betriebskosten, allfällige besondere Aufwendungen, das Entgelt für mitvermietete Einrichtung und die Umsatzsteuer. Ein fehlendes Betriebskosten-Akonto ist deshalb Mietzinsrückstand wie der Hauptmietzins selbst. Für die Zeit des Verzugs stehen gegenüber privaten Mietern 4 Prozent Zinsen pro Jahr zu. Bei Geschäftsräumen zwischen Unternehmern gelten nach dem UGB 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Mietzinsforderungen verjähren nach drei Jahren.

So gehen Sie vor: Legen Sie einen festen Stichtag für den Abgleich fest, etwa den Zehnten. Bis dahin ist jede Zahlung gutgeschrieben, auch eine, die am Fünften überwiesen wurde.

Wie sieht ein sauberer Mahnlauf in der Hausverwaltung aus?

Ein Mahnlauf, der später vor Gericht hält, ist kein Massenbrief. Er nennt für jede Einheit den Rückstand nach Monaten, die Zahlungen und das Konto. Achten Sie dabei auf die Widmung: Schreibt der Mieter „Miete März“ in den Verwendungszweck, gilt die Zahlung für März. Ohne klare Widmung rechnet das ABGB zuerst auf die Zinsen, dann auf das Kapital, und bei mehreren Monaten zuerst auf den bereits eingemahnten oder fälligen Betrag. Eine falsch zugeordnete Zahlung stellt den ganzen Rückstandsnachweis in Frage.

Die Nachfrist von mindestens acht Tagen ist kein Zufall. Das MRG lässt eine Kündigung wegen Mietzinsrückstands nur zu, wenn der Mieter trotz Mahnung nach Fälligkeit mindestens acht Tage im Rückstand ist. Wer die Mahnung von Anfang an so gestaltet, verbaut sich keinen späteren Schritt. Schreiben Sie aber nie schon in die Mahnung, dass der Vertrag aufgelöst wird. Der Oberste Gerichtshof verlangt die Reihenfolge Mahnung, Nachfrist, Auflösungserklärung. Wie viele Mahnungen in Österreich üblich sind, zeigt der Ratgeber Mahnungen in Österreich.

So gehen Sie vor: Stellen Sie Ihre Mahnvorlage auf Monatsaufschlüsselung, Nachfrist mit Kalenderdatum und Versand per Einschreiben um.

Was muss mit dem Eigentümer geklärt sein?

Gläubiger des Mietzinses ist der Vermieter, nicht die Hausverwaltung. Die Verwaltung handelt in seinem Namen und braucht dafür eine klare Grundlage. Klären Sie das einmal pro Eigentümer und nicht in jedem Einzelfall neu:

• Deckt der Verwaltervertrag oder eine Vollmacht die Beauftragung eines Inkassoinstituts ab?
• Ab welchem Betrag oder welcher Dauer übergibt die Verwaltung ohne Rückfrage, zum Beispiel ab zwei offenen Monaten?
• Wer gibt gerichtliche Schritte frei, und wie schnell?
• Wer entscheidet, ob neben dem Geld auch die Räumung verfolgt wird?
• An welches Konto fließen eingezogene Beträge, und wer bekommt die Abrechnung?

Vor Gericht gilt eine harte Grenze: Lässt sich der Vermieter vertreten, sind bei einem Streitwert über 5.000 Euro nach der Zivilprozessordnung grundsätzlich nur Rechtsanwälte als Bevollmächtigte zugelassen. Die Hausverwaltung kann den Eigentümer dann nicht vertreten. Er bringt selbst ein, oder ein Rechtsanwalt übernimmt.

So gehen Sie vor: Halten Sie die Freigaberegel pro Eigentümer schriftlich fest, am besten als Anhang zum Verwaltervertrag.

Mietzinsrückstand oder Betriebskosten-Nachforderung: Warum Sie beides trennen

Das monatliche Betriebskosten-Akonto ist Teil des Mietzinses und läuft im normalen Mahnlauf mit. Die Nachforderung aus der Jahresabrechnung folgt eigenen Regeln. Im Vollanwendungsbereich des MRG ist die Abrechnung bis 30. Juni des Folgejahres zu legen, die Mieter haben Anspruch auf Einsicht in die Belege. Ein Fehlbetrag ist zum übernächsten Zinstermin nach der Abrechnung zu zahlen, bei einer Abrechnung Ende Mai also im Juli.

Nachforderungen werden deshalb öfter bestritten als der laufende Mietzins: Mieter verlangen Belegeinsicht, fragen nach dem Verteilungsschlüssel oder einzelnen Positionen. Ein bestrittener Posten gehört nicht in die reguläre Übergabe, bevor der Einwand geklärt ist. Außerhalb des Vollanwendungsbereichs richtet sich die Abrechnung nach dem Mietvertrag.

So gehen Sie vor: Führen Sie Nachforderungen im Mietzinskonto als eigene Position mit Abrechnungsdatum und Fälligkeit. Übergeben Sie sie erst nach Fälligkeit und mit der Abrechnung im Anhang.

Warum Sie die Kaution nicht vorschnell verrechnen

Die Versuchung ist groß: Der Mieter ist zwei Monate im Rückstand, die Kaution liegt am Sparbuch. Das MRG sieht die Kaution aber für die künftigen Ansprüche aus dem Mietvertrag vor. Nach Vertragsende ist sie samt Zinsen unverzüglich zurückzugeben, soweit sie nicht für berechtigte Forderungen des Vermieters herangezogen wird. Die Kaution ist also für das Mietende gedacht.

Verrechnen Sie den Rückstand schon während des laufenden Mietverhältnisses, hat das drei Folgen. Der Rückstand ist getilgt, eine Auflösung wegen Zahlungsrückstands ist damit vom Tisch. Die Sicherheit für Schäden und die letzte Betriebskostenabrechnung ist verbraucht. Und der Mieter lernt, dass die Kaution seine Miete bezahlt.

So gehen Sie vor: Verfolgen Sie den Rückstand wie jeden anderen und lassen Sie die Kaution unangetastet. Ist der Mieter ausgezogen, rechnen Sie ab und übergeben nur die Differenz, die die Kaution nicht deckt.

Ein Beispiel aus der Verwaltung

Beispiel: Eine Wiener Hausverwaltung betreut ein Zinshaus im Vollanwendungsbereich des MRG. Die Mieterin von Top 4 zahlt 780 Euro im Monat, inklusive Betriebskosten und Umsatzsteuer. März und April bleiben offen. Am 22. April gehen 300 Euro mit dem Verwendungszweck „Miete März“ ein. Offen sind damit 480 Euro für März und 780 Euro für April, zusammen 1.260 Euro. Bei 4 Prozent Zinsen pro Jahr wachsen dazu rund 4,20 Euro im Monat an.

Zum gleichen Stichtag stehen zwei weitere Fälle an. So entscheidet die Verwaltung:

So gehen Sie vor: Ordnen Sie jeden Fall am Stichtag einer von drei Spuren zu: übergeben, klären oder Räumung prüfen.

Viele Fälle auf einmal: Welche Belege braucht die Übergabe?

Eine Hausverwaltung übergibt selten einen einzelnen Fall. Effizient ist ein fester Monatslauf: ein Fall pro Mietverhältnis, alle mit demselben Stichtag, alle mit denselben Unterlagen. Der Export aus Ihrer Hausverwaltungssoftware genügt, wenn er Sollstellung und Zahlungseingänge je Monat zeigt.

• Mietvertrag samt Zusatzvereinbarungen und Nachträgen.
• Mietzinskonto mit monatlicher Sollstellung und den nach Widmung verbuchten Zahlungen.
• Letztgültige Mietzinsvorschreibung.
• Objekt, Einheit, vollständiger Name und aktuelle Zustelladresse des Mieters.
• Verwaltervertrag oder Vollmacht und die Freigabe des Eigentümers.
• Mahnungen mit Datum und Nachweis des Versands.
• Bei Nachforderungen: Betriebskostenabrechnung und Nachweis, wann sie gelegt wurde.
• Bekannte Einwände, etwa eine angekündigte Mietzinsminderung, mit Ihrer Antwort.
• Höhe und Form der Kaution, bei Auszug das Übergabeprotokoll.

So gehen Sie vor: Bauen Sie aus dieser Liste eine Exportvorlage in Ihrer Software, dann dauert der Monatslauf Minuten statt Tage.

Wann reicht Inkasso nicht mehr: Mietzinsklage und Räumungsklage

Zahlt der Mieter auch nach der außergerichtlichen Aufforderung nicht, gibt es zwei Wege. Geht es nur um das Geld, führt die Mietzinsklage im Mahnverfahren zum Zahlungsbefehl. Erhebt der Mieter binnen vier Wochen keinen Einspruch, ist er ein Exekutionstitel. Will der Eigentümer auch die Wohnung zurück, muss das Mietverhältnis beendet und die Räumung gerichtlich durchgesetzt werden, der direkte Weg dafür ist die Mietzins- und Räumungsklage. Dann beraumt das Gericht immer eine Verhandlung an, und im Anwendungsbereich des MRG kann der Mieter die Räumung abwenden, wenn er den Rückstand bis zum Schluss der Verhandlung zahlt und ihn kein grobes Verschulden trifft. Den genauen Ablauf erklärt der Ratgeber Mieter zahlt nicht: Was Vermieter in Österreich jetzt tun, das Angebot dazu steht auf Mietzins- und Räumungsklage.

Eines ist in keinem Fall erlaubt: Schlösser tauschen oder die Wohnung ausräumen, ohne dass ein Räumungstitel vorliegt. Die Räumung vollzieht das Vollstreckungsorgan des Gerichts.

So gehen Sie vor: Fragen Sie den Eigentümer bei jedem Rückstand ab zwei Monaten aktiv, ob nur das Geld oder auch die Räumung verfolgt werden soll.

Wann lohnt sich Inkasso für die Hausverwaltung, und wie läuft es ab?

Inkasso lohnt sich, sobald die Nachfrist abgelaufen ist und der Rückstand unbestritten ist. Es entlastet die Verwaltung von Nachtelefonieren und Einzelmahnungen und hält den Ton zwischen Verwaltung und Mieter sachlich. Strittige Posten wie eine bestrittene Abrechnung klären Sie vorher. Strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut.

incaseof.law ist ein in Österreich konzessioniertes und in Deutschland registriertes Inkassoinstitut. Angenommen werden fällige, unbestrittene Forderungen mit belegbarem Zahlungsverzug, ohne Mindestvolumen. Sie übergeben online im Kundenportal: registrieren, Schuldner, Betrag und Fälligkeit erfassen, Mietvertrag, Mietzinskonto und Belege hochladen. Für größere Mengen gibt es einen Connector oder eine REST-Schnittstelle zu Ihrer Software, den Status je Fall liefert ein Webhook. Die Mahnstufen legt das Fallteam fest. Eine Mahnklage empfiehlt das Fallteam, eingeleitet wird sie nur nach Ihrer Freigabe. Automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht. Mieter können im Schuldnerportal Ratenzahlung beantragen, die nach festen, für alle gleichen Regeln angenommen wird.

Der Mietzins geht zu 100 Prozent an den Eigentümer. Die Verzugskosten trägt der säumige Mieter im gesetzlich zulässigen Rahmen. Im regulären außergerichtlichen Inkasso entstehen Ihnen keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt, und es gibt keine Erfolgsprovision auf Ihre Hauptforderung. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Einzug und Dauer sind nicht garantiert.

So gehen Sie vor: Starten Sie mit dem nächsten Monatslauf unter Inkasso für Hausverwaltungen und übergeben Sie alle freigegebenen Einheiten gesammelt.