Inkasso online beauftragen: So läuft die Übergabe für Unternehmen

Welche Forderungen können Sie online übergeben?

Online beauftragen heißt nicht, jede offene Rechnung hochzuladen. Ein Inkassoinstitut übernimmt Forderungen, die drei Bedingungen erfüllen:

• Fällig: Ihre Leistung ist erbracht, die Rechnung gestellt, ein vereinbartes Zahlungsziel abgelaufen. Ist nichts vereinbart, kann Zahlung nach dem BGB sofort verlangt werden, bei Werkleistungen mit der Abnahme.
• Unbestritten: Der Kunde hat keine konkreten Einwände erhoben, etwa Mängel, falsche Mengen oder eine Aufrechnung. Schweigen ist kein Einwand.
• Im Verzug, und zwar belegbar: durch eine Mahnung nach Fälligkeit, durch einen vertraglich vereinbarten Zahlungstermin oder durch die 30-Tage-Regel nach Fälligkeit und Rechnungszugang. Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.

Dazu kommen zwei praktische Punkte: Die Forderung darf nicht verjährt sein, und Sie müssen den Schuldner eindeutig benennen können. Ob Ihr Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist, spielt für die Übergabe keine Rolle. Die Regeln für Zinsen und Pauschalen unterscheiden sich aber.

Hat der Kunde konkret widersprochen, klären Sie das vor der Übergabe. Strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut. Hat er nur geschwiegen oder vertröstet, ist Ihre Forderung ein typischer Fall für die Übergabe. Wie Sie nach einer ignorierten Mahnung entscheiden, zeigt der Beitrag Letzte Mahnung ignoriert.

Welche Unterlagen brauchen Sie?

Je vollständiger die Akte, desto weniger Rückfragen. Diese Unterlagen gehören zu einer Übergabe:

Zum Schuldner brauchen Sie den vollständigen Namen, bei Firmen die Rechtsform und wenn möglich die Handelsregisternummer, dazu die aktuelle Anschrift. E-Mail-Adresse und Telefonnummer helfen bei der Kontaktaufnahme. Vorsicht bei Marken- und Filialnamen: Vertragspartner ist die Gesellschaft, nicht das Ladenschild.

So gehen Sie vor: Legen Sie pro Forderung einen Ordner an und benennen Sie die Dateien mit der Rechnungsnummer, etwa „R-2026-118_Rechnung.pdf“. Dann läuft die Erfassung im Portal ohne Suchen.

Schritt für Schritt: So läuft die Online-Beauftragung

Bei incaseof.law läuft die Übergabe vollständig im Kundenportal. Ein Mindestvolumen gibt es nicht, Sie können eine einzelne Rechnung übergeben.

1. Registrieren: Sie legen ein Konto an und hinterlegen Ihre Unternehmensdaten.
2. Forderung anlegen: Sie erfassen Schuldner, offenen Betrag und Fälligkeit.
3. Belege hochladen: Rechnung, Mahnung, Leistungsnachweis und relevante Korrespondenz.
4. Prüfen und absenden: Gleichen Sie Betrag und Schuldner mit Ihrer Buchhaltung ab. Ist dieselbe Forderung schon anderswo in Bearbeitung, übergeben Sie sie nicht doppelt.
5. Status verfolgen: Im Portal sehen Sie, in welcher Stufe der Fall steht.

Übergeben Sie regelmäßig viele Forderungen, müssen Sie nichts abtippen. Für größere Mengen gibt es einen Connector für die Buchhaltung oder eine REST-Schnittstelle; den Status erhalten Sie dann per Webhook. Den gesamten Ablauf von der Übergabe bis zur Auszahlung beschreibt die Seite So funktioniert die Übergabe.

Was passiert nach der Übergabe?

Zuerst wird geprüft, ob die Forderung die Voraussetzungen erfüllt. Fehlt ein Beleg, kommt eine Rückfrage. Danach beginnt die außergerichtliche Phase: Der Schuldner erhält eine Zahlungsaufforderung mit einer nachvollziehbaren Forderungsaufstellung. Bei Privatpersonen schreibt das Rechtsdienstleistungsgesetz vor, was schon im ersten Schreiben stehen muss, darunter Ihr Name als Auftraggeber, der Forderungsgrund, die Zinsberechnung, die Inkassokosten nach Art und Höhe und die zuständige Aufsichtsbehörde. Gegenüber Unternehmen gelten diese Pflichtangaben nicht. Eine klare Aufstellung aus Hauptforderung, Zinsen und Kosten gehört trotzdem in jedes Schreiben, denn sie nimmt dem Schuldner die Ausrede, er wisse nicht, wofür er zahlen soll.

Die Mahnstufen legt das Fallteam fest. Bittet der Schuldner um Raten, kann er sie im Schuldnerportal beantragen. Sie werden nach festen, für alle gleichen Regeln angenommen. Ihre Aufgabe in dieser Phase ist klein, aber wichtig: Zahlt der Kunde direkt an Sie oder meldet er sich mit einem neuen Einwand, geben Sie das sofort im Portal weiter.

Zahlt der Schuldner trotz Inkasso nicht, steht der gerichtliche Weg offen. In Deutschland ist das der Mahnbescheid. Registrierte Inkassodienstleister dürfen Gläubiger im Mahnverfahren vertreten, bis die Sache an das Streitgericht abgegeben wird. Nach der Übergabe gilt: Ein gerichtliches Verfahren wie der Mahnbescheid wird nur nach Ihrer Freigabe eingeleitet; den Verfahrensweg und eine erforderliche Vertretung klärt das Fallteam mit Ihnen im Einzelfall. Automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht. Den Ablauf des Verfahrens erklärt der Ratgeber Gerichtliches Mahnverfahren in Deutschland. Einzug und Dauer sind nicht garantiert.

Wer trägt die Kosten des Inkassos?

Im Grundsatz der säumige Schuldner. Ist Ihr Kunde in Verzug, muss er Ihnen den Schaden ersetzen, den die Verspätung verursacht. Dazu gehören die Kosten eines Inkassodienstleisters. Das Gesetz begrenzt sie: Erstattungsfähig ist höchstens, was ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte. Bei einer unbestrittenen Forderung ist die Anwaltsgebühr in der Regel auf das 0,9-Fache einer vollen Gebühr begrenzt, in einfachen Fällen auf das 0,5-Fache. Ein einfacher Fall liegt in der Regel vor, wenn der Schuldner innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung zahlt.

Daneben schuldet der Kunde Verzugszinsen. Zwischen Unternehmen sind das 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, seit 1. Juli 2026 also 10,52 Prozent pro Jahr. Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu, die auf die Inkassokosten angerechnet wird. Eine Grenze gibt es: War von Anfang an erkennbar, dass auch ein Inkassobüro den Schuldner nicht zum Zahlen bringt, etwa nach einer endgültigen Zahlungsverweigerung, muss er dessen Kosten nicht ersetzen.

Bei incaseof.law geht die Hauptforderung zu 100 Prozent an Sie. Eine Erfolgsprovision auf die Hauptforderung gibt es nicht. Die Verzugskosten trägt der säumige Schuldner im gesetzlich zulässigen Rahmen. Keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Die Aufstellung finden Sie unter Inkassokosten.

Beispiel: Ein Elektrobetrieb stellt einer GmbH am 4. August 2026 eine Rechnung über 2.380 Euro. In der Auftragsbestätigung ist „Zahlung bis 18. August 2026“ vereinbart. Die GmbH zahlt nicht und ist damit ab dem 19. August ohne Mahnung in Verzug. Eine Mahnung vom 2. September bleibt trotzdem unbeantwortet. Am 1. Oktober übergibt der Betrieb die Forderung online. Bis dahin sind für 44 Verzugstage 30,18 Euro Zinsen aufgelaufen (2.380 × 10,52 % × 44 ÷ 365), dazu kommt die Pauschale von 40 Euro. Die GmbH schuldet damit 2.450,18 Euro; dazu kommen Inkassokosten im gesetzlichen Rahmen, auf die die Pauschale angerechnet wird. Zahlt sie, erhält der Elektrobetrieb die vollen 2.380 Euro Hauptforderung.

Woran erkennen Sie einen seriösen Anbieter?

Inkasso ist in Deutschland eine Rechtsdienstleistung, die eine Registrierung voraussetzt. Wer Forderungen für andere einzieht, muss beim Bundesamt für Justiz registriert sein. Das Rechtsdienstleistungsregister ist öffentlich, jeder kann darin nachsehen. Suchen Sie dort nach dem Namen des Anbieters und prüfen Sie, ob die Registrierung Inkassodienstleistungen umfasst und die Anschrift mit dem Impressum übereinstimmt.

Weitere gute Zeichen: Der Anbieter nennt seine Kosten vor der Beauftragung, nimmt nur unbestrittene Forderungen an und erklärt, was nach einer erfolglosen außergerichtlichen Phase passiert. incaseof.law ist in Österreich konzessioniert und in Deutschland registriert (Rechtsdienstleistungsregister, Reg.-Nr. 2024 0000 8388).

So gehen Sie vor: Nehmen Sie sich vor der ersten Übergabe fünf Minuten für den Registereintrag. Bei einem Anbieter, den Sie dort nicht finden, laden Sie keine Kundendaten hoch.

Wann lohnt sich die Übergabe, und wann nicht?

Die Übergabe lohnt sich, sobald Sie einmal klar gemahnt haben und nichts passiert, oder sobald ein vereinbarter Zahlungstermin verstrichen ist. Ab dann bringt jede weitere eigene Mahnung wenig und kostet Ihre Zeit. Das gilt besonders, wenn sich viele kleine Rechnungen sammeln oder ein Kunde Sie seit Wochen vertröstet.

In drei Fällen ist ein anderer Weg richtig:

• Der Kunde bestreitet konkret: Klären Sie den Einwand, notfalls mit anwaltlicher Hilfe. Inkasso ersetzt keine Klärung des Streits.
• Über den Kunden ist ein Insolvenzverfahren eröffnet: Dann melden Sie die Forderung schriftlich beim Insolvenzverwalter an. Ein Inkassoschreiben an den Schuldner hilft nicht mehr.
• Die Verjährung droht: Ein Inkassoschreiben hemmt die Verjährung nicht. Läuft die Frist zum Jahresende ab, braucht es rechtzeitig einen Mahnbescheid oder eine Klage.

Ihre Checkliste vor dem Absenden

• Leistung erbracht und Rechnung beim Kunden angekommen
• Zahlungsziel abgelaufen, Verzug belegbar durch Mahnung, Termin oder 30-Tage-Regel
• Keine offenen Einwände, keine laufende Ratenvereinbarung
• Restbetrag nach Teilzahlungen und Gutschriften geprüft
• Schuldner mit vollständigem Namen, Rechtsform und Anschrift
• Rechnung, Vertrag oder Bestellung, Leistungsnachweis und Mahnung als PDF bereit
• Anbieter im Rechtsdienstleistungsregister gefunden

Ist jeder Punkt erfüllt, können Sie die Forderung heute übergeben. Registrierung und Erfassung beginnen auf der Seite Inkasso beauftragen.