Letzte Mahnung ignoriert: Ihr nächster Schritt in Deutschland

Ist Ihr Kunde schon in Verzug?

Bevor Sie über den nächsten Schritt entscheiden, klären Sie eine Frage: Ist Ihr Kunde rechtlich in Verzug? Davon hängt ab, ob er Zinsen und Kosten tragen muss. Das BGB kennt drei Wege in den Verzug.

Zwei Fallen kommen häufig vor. Ein Zahlungsziel, das Sie nur einseitig auf die Rechnung drucken, ist kein vereinbarter Termin. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ bringt den Kunden deshalb nicht automatisch in Verzug; dann zählt Ihre Mahnung oder die 30-Tage-Regel. Und eine Mahnung, die vor der Fälligkeit verschickt wurde, ist unwirksam. Sie wird auch später nicht wirksam.

Verzug setzt außerdem voraus, dass der Kunde die Verspätung zu vertreten hat. Wer einfach nicht zahlt, hat das in aller Regel. Will der Kunde sich entlasten, muss er das beweisen.

So gehen Sie vor: Legen Sie Rechnung, Zahlungsbedingungen und Mahnung nebeneinander und notieren Sie das Datum, ab dem der Verzug läuft. Dieses Datum brauchen Sie für Zinsen, Inkasso und Mahnantrag.

Brauchen Sie eine dritte oder letzte Mahnung?

Nein. Für den Verzug reicht eine einzige Mahnung, die nach Fälligkeit beim Kunden ankommt. Sie muss weder eine Frist setzen noch Folgen androhen. Setzen Sie eine Frist, beginnt der Verzug erst mit deren Ablauf. Es genügt, dass Sie eindeutig Zahlung verlangen. Auch eine freundliche „Zahlungserinnerung“ ist eine Mahnung, wenn sie die Rechnung nennt und Zahlung fordert.

Drei Mahnstufen sind kaufmännische Gewohnheit, kein Gesetz. Jede weitere Runde kostet Sie rund zwei Wochen und bringt rechtlich nichts Neues. Wer zahlen will, zahlt nach der ersten Mahnung oder meldet sich. Wer schweigt, schweigt meist auch bei der dritten.

Eine „letzte Mahnung“ lohnt sich nur, wenn Sie darin einen konkreten Schritt ankündigen und ihn danach auch gehen. Schreiben Sie Datum und Folge hinein: „Geht der Betrag bis zum 21. Oktober 2026 nicht ein, übergeben wir die Forderung an ein Inkassoinstitut.“ Kündigen Sie nur an, was Sie wirklich vorhaben. Eine leere Drohung entwertet jedes weitere Schreiben.

Formulierungen für Mahnung und letzte Zahlungsaufforderung finden Sie im Ratgeber Mahnung schreiben: Vorlage und Fristen. Haben Sie bereits einmal klar gemahnt, schreiben Sie keine weitere Stufe, sondern entscheiden Sie über den nächsten Weg.

Was kostet den Kunden der Verzug?

Ab Verzugsbeginn trägt Ihr Kunde die Folgen seiner Verspätung. Das BGB gibt Ihnen drei Ansprüche:

• Verzugszinsen: Zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Seit 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 Prozent, der Verzugszins also bei 10,52 Prozent pro Jahr. Ist ein Verbraucher beteiligt, sind es 5 Prozentpunkte darüber, derzeit 6,52 Prozent.
• 40 Euro Pauschale: Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, steht Ihnen bei einer Entgeltforderung zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro zu, ohne Nachweis eines Aufwands. Sie wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet.
• Weiterer Verzugsschaden: Dazu gehören die Kosten eines Inkassodienstleisters. Der Kunde muss sie bis zu der Höhe ersetzen, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte.

Nicht ersatzfähig sind die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst auslöst. Gebühren für Ihre erste Mahnung verlangen Sie also nicht.

Beispiel: Eine Werbeagentur stellt einem Händler am 1. Juli 2026 eine Rechnung über 6.000 Euro, zahlbar sofort. Ein Zahlungsziel ist nicht vereinbart, die Rechnung geht am selben Tag per E-Mail zu. Der Händler ignoriert eine Mahnung im August und eine „letzte Mahnung“ im September. Nach der 30-Tage-Regel ist er spätestens seit Anfang August in Verzug. Für 60 Verzugstage stehen der Agentur 103,76 Euro Zinsen zu (6.000 × 10,52 % × 60 ÷ 365), dazu 40 Euro Pauschale. Die Forderung beträgt damit 6.143,76 Euro, und jeder weitere Tag bringt rund 1,73 Euro Zinsen. Eigene Mahnkosten kommen nicht noch obendrauf, denn die Pauschale wird auf Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet.

Rechnen Sie Ihren eigenen Fall mit dem Verzugszinsen-Rechner nach und wählen Sie dort Deutschland. Den Betrag brauchen Sie für Ihren Mahnantrag. Übergeben Sie die Forderung an incaseof.law, erhalten Sie 100 % der Hauptforderung; die Verzugskosten trägt der säumige Schuldner.

Schweigt der Kunde oder bestreitet er?

Bevor Sie den Fall weitergeben, ordnen Sie die Reaktion Ihres Kunden ein. Schweigen ist kein Anerkenntnis, aber auch kein Einwand. Vier Lagen kommen in der Praxis vor:

• Der Kunde schweigt: Der klassische Fall für ein Inkassoinstitut. Die Forderung ist unbestritten, es fehlt nur der Druck.
• Der Kunde vertröstet: „Wir zahlen nächste Woche.“ Halten Sie die Zusage mit Betrag und Datum schriftlich fest. Hält er sie nicht ein, übergeben Sie ohne weitere Runde.
• Der Kunde nennt konkrete Mängel: Klären Sie den Einwand zuerst. Strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut, und ein Mahnbescheid endet absehbar im Widerspruch.
• Der Kunde verweigert die Zahlung endgültig: Dann bringt ein Inkassoschreiben wenig, und seine Kosten muss der Kunde unter Umständen nicht ersetzen. Hier ist der gerichtliche Weg der direktere.

Dokumentieren Sie jede Antwort mit Datum. Ein kurzer Vermerk im Kundenkonto reicht. Er entscheidet später, welcher Weg passt und was Sie belegen können.

Inkasso oder Mahnbescheid: Welcher Weg passt?

Beide Wege schließen sich nicht aus. Ein registrierter Inkassodienstleister darf Sie auch im gerichtlichen Mahnverfahren vertreten, bis die Sache an das Streitgericht abgegeben wird. Die Frage ist, womit Sie anfangen.

Achten Sie auf die Verjährung. Forderungen verjähren in Deutschland regelmäßig nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Eine 2023 fällig gewordene Forderung verjährt damit in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Mehr dazu im Ratgeber Verjährung von Forderungen. Prüfen Sie jetzt, ob ältere Posten betroffen sind.

Wann lohnt sich die Übergabe an ein Inkassoinstitut?

Sobald die Forderung fällig und unbestritten ist und Ihr Kunde auf die Mahnung nicht reagiert hat. Ab diesem Punkt ist Ihre Zeit teurer als jede weitere eigene Mahnung. Ein Inkassoinstitut schreibt als neutraler Dritter, rechnet Zinsen und Kosten sauber ab und führt die Akte bis zur Zahlung oder bis zur Entscheidung über das Gericht.

Bei incaseof.law läuft die Übergabe online im Kundenportal. Sie registrieren sich, erfassen Schuldner, Betrag und Fälligkeit und laden Rechnung und Belege hoch, also auch Ihre Mahnung mit Datum. Ein Mindestvolumen gibt es nicht. Angenommen werden fällige, unbestrittene Forderungen mit belegbarem Zahlungsverzug. Die Mahnstufen legt das Fallteam fest. Ein gerichtliches Verfahren wie der Mahnbescheid wird nur nach Ihrer Freigabe eingeleitet; den Verfahrensweg und eine erforderliche Vertretung klärt das Fallteam mit Ihnen im Einzelfall. Automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht. Bittet Ihr Kunde um Raten, kann er sie im Schuldnerportal beantragen. Sie werden nach festen, für alle gleichen Regeln angenommen.

Die Hauptforderung geht zu 100 Prozent an Sie, eine Erfolgsprovision darauf gibt es nicht. Die Verzugskosten trägt der säumige Schuldner im gesetzlich zulässigen Rahmen. Keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Einzug und Dauer sind nicht garantiert. Alle Schritte und Voraussetzungen stehen auf der Seite Inkasso beauftragen.

Wann ist der Mahnbescheid der bessere Schritt?

Wenn die Verjährung drängt oder der Kunde erkennbar nur auf ein Gericht reagiert. Den Antrag stellen Sie online beim zentralen Mahngericht, das für Ihren Sitz zuständig ist. Das Gericht prüft nur formal, ob der Antrag vollständig ist, nicht ob Ihre Forderung besteht. Die Gerichtsgebühr ist eine halbe Gebühr nach dem Streitwert, mindestens 38 Euro.

Nach der Zustellung hat Ihr Kunde zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch. Bleibt er still, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid. Das muss innerhalb von sechs Monaten ab Zustellung des Mahnbescheids geschehen, sonst entfällt dessen Wirkung. Wie Sie den Antrag Schritt für Schritt online stellen, zeigt der Beitrag Mahnbescheid online beantragen. Den Ablauf des Verfahrens mit allen Fristen erklärt der Ratgeber Gerichtliches Mahnverfahren in Deutschland.

Ihr Entscheidungsweg in fünf Fragen

1. Ist die Rechnung fällig und Ihre Leistung erbracht? Wenn nein: Erst Leistung und Rechnung klären.
2. Ist der Kunde in Verzug? Wenn nein: Jetzt einmal klar mahnen, mit Rechnungsnummer und Betrag.
3. Bestreitet der Kunde konkret? Wenn ja: Einwand prüfen. Kein Inkasso und kein Mahnbescheid, solange der Streit offen ist.
4. Droht die Verjährung zum 31. Dezember? Wenn ja: Mahnbescheid rechtzeitig beantragen.
5. Alles andere: Forderung übergeben, statt eine dritte Mahnung zu schreiben.

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