Schlussrechnung offen: Was Handwerksbetriebe jetzt tun, wenn der Kunde nicht zahlt

Wann ist die Schlussrechnung fällig?

Nach dem ABGB ist der Werklohn in der Regel nach vollendetem Werk zu zahlen. Vollendet heißt: fertiggestellt und vom Kunden übernommen. Die Übernahme muss nicht förmlich sein. Sie kann auch schlüssig erfolgen, etwa durch Zahlung, durch Nutzung oder durch eine Besichtigung, nach der der Kunde das Werk nicht in angemessener Frist zurückweist. Mängelrügen schieben die Übernahme nicht hinaus, solange der Kunde das Werk nicht als Ganzes zurückweist. Fällig wird der Werklohn aber erst, wenn der Kunde Gelegenheit hatte, das Werk zu prüfen.

Ob Sie zusätzlich eine Rechnung brauchen, hängt von der Preisvereinbarung ab. Bei einem Pauschalpreis ist der Werklohn ohne Rechnung fällig. Rechnen Sie nach Einheitspreisen, Aufmaß oder Regiestunden ab, wird er erst mit Zugang der Rechnung fällig, und die müssen Sie in verkehrsüblicher Frist legen. Lassen Sie die Schlussrechnung liegen, verschieben Sie Ihren eigenen Zahltag. Die Verjährung von drei Jahren beginnt trotzdem, sobald Sie die Rechnung hätten legen können.

Zwischen Unternehmern gilt außerdem: Ein Abnahme- oder Überprüfungsverfahren darf höchstens 30 Tage dauern, außer es wurde ausdrücklich länger vereinbart und ist für Sie nicht grob nachteilig. Ein Zahlungsziel bis 60 Tage ist jedenfalls zulässig.

Notieren Sie für jede offene Schlussrechnung drei Daten: Übernahme, Rechnungsdatum und Zugang beim Kunden.

Wenn die ÖNORM B 2110 vereinbart ist

Eine ÖNORM gilt nur, wenn sie im Vertrag vereinbart ist. Viele Bauverträge verweisen noch auf die Ausgabe 2013 der ÖNORM B 2110. Danach sind Schlussrechnungen drei Monate nach Eingang fällig, sofern nichts anderes vereinbart ist, und eine mangelhafte Schlussrechnung muss der Auftraggeber binnen 30 Tagen zur Verbesserung zurückstellen. Seit Mai 2023 gibt es eine neue Ausgabe. Welche Ausgabe und welche Frist für Sie gilt, steht in Ihrem Vertrag.

Achten Sie besonders auf den Vorbehalt: Kürzt der Auftraggeber die Schlusszahlung, müssen Sie nach der ÖNORM binnen drei Monaten nach Erhalt der Zahlung schriftlich und begründet widersprechen. Sonst sind Nachforderungen für die erbrachte Leistung ausgeschlossen. Prüfen Sie jede gekürzte Schlusszahlung sofort und legen Sie sich eine Frist in den Kalender.

Mängelrüge oder Ausrede: Was darf der Kunde zurückhalten?

Hier liegt der wichtigste Unterschied zu anderen offenen Rechnungen. Hat das Werk einen Mangel, darf der Kunde in Österreich bis zur Verbesserung den gesamten offenen Werklohn zurückhalten, nicht nur die Kosten der Behebung. Das gilt grundsätzlich auch bei kleineren Mängeln. Die Grenze ist Schikane, also ein krasses Missverhältnis zwischen offenem Werklohn und Behebungsaufwand. Eine feste Prozentgrenze gibt es nicht. Der OGH hat ein volles Zurückbehaltungsrecht bei einem Behebungsaufwand von rund 2 Prozent verneint und bei 15 Prozent keine Schikane gesehen. Ist Ihre Leistung teilbar, etwa bei getrennten Gewerken, darf der Kunde nur für den mangelhaften Teil zurückhalten.

Das Zurückbehaltungsrecht setzt voraus, dass der Kunde die Verbesserung will und zulässt. Verweigert er sie oder verlangt er stattdessen Preisminderung, kann er nicht mehr den ganzen Betrag blockieren.

So gehen Sie vor:

• Verlangen Sie eine konkrete Beschreibung des Mangels: wo, was, seit wann.
• Bieten Sie schriftlich einen Termin zur Besichtigung und Verbesserung an.
• Beheben Sie berechtigte Mängel rasch und lassen Sie sich die Behebung mit Datum und Fotos bestätigen.
• Dokumentieren Sie, wenn der Kunde Termine absagt oder den Zutritt verweigert.
• Antworten Sie auf unberechtigte Rügen schriftlich und mit Begründung.

Strittige Mängel klären Sie zuerst, denn strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut. Bestreitet der Kunde aber nur einzelne Positionen, etwa einen Nachtrag oder eine Menge im Aufmaß, und nicht die Mängelfreiheit des Werks, ist der Rest unbestritten und kann übergeben werden.

Haftrücklass und Deckungsrücklass: Welcher Betrag ist jetzt fällig?

Viele Bauverträge sehen Rücklässe vor, entweder direkt oder über die ÖNORM B 2110. Für die Frage, was Sie jetzt verlangen können, sind sie entscheidend.

Der Deckungsrücklass wird von Abschlagsrechnungen einbehalten und soll Überzahlungen bis zur Schlussrechnung abdecken. Mit der Schlussrechnung wird er abgerechnet. Er gehört also in den Betrag, den Sie jetzt fordern.

Der Haftrücklass sichert die Gewährleistung. Ist er vereinbart, wird dieser Teil des Werklohns erst später fällig, meist nach Ablauf der Gewährleistungsfrist, die bei Bauwerken drei Jahre beträgt. Ein Haftrücklass ist deshalb kein Zahlungsverzug und gehört nicht ins Inkasso. Oft lässt er sich durch eine Bankgarantie ablösen, wenn der Vertrag das vorsieht.

Rechnen Sie den Haftrücklass aus dem offenen Betrag heraus und tragen Sie das Freigabedatum in Ihren Kalender ein.

Sicherstellung nach dem ABGB: Ihr Hebel bei Bauaufträgen

Wenig bekannt, aber wirksam ist die Sicherstellung bei Bauverträgen. Wer an einem Bauwerk oder einem Teil davon arbeitet, kann vom Kunden für das noch offene Entgelt eine Sicherheit verlangen: bis zu einem Fünftel des vereinbarten Entgelts, bei Aufträgen, die innerhalb von drei Monaten zu erfüllen sind, bis zu zwei Fünfteln. Das Recht kann vertraglich nicht ausgeschlossen werden. Als Sicherheit dienen Bargeld, Sparbücher, Bankgarantien oder Versicherungen. Die Kosten tragen Sie bis zu 2 Prozent der Sicherungssumme pro Jahr.

Der OGH lässt das Verlangen bis zur vollständigen Bezahlung zu, also auch nach Fertigstellung, auch für einen einbehaltenen Haftrücklass und auch dann, wenn der Kunde Mängel behauptet. Leistet der Kunde die Sicherheit nicht in angemessener Frist, dürfen Sie weitere Leistungen verweigern und nach einer angemessenen Nachfrist den Vertrag aufheben. Dann steht Ihnen das Entgelt abzüglich dessen zu, was Sie sich erspart haben, und der Kunde kann nicht mehr einwenden, der Werklohn sei wegen Mängeln noch nicht fällig.

Zwei Grenzen gelten: Gegenüber Verbrauchern und juristischen Personen des öffentlichen Rechts gibt es diesen Anspruch nicht. Und einklagen können Sie die Sicherheit selbst nicht, Ihr Druckmittel ist die Vertragsaufhebung. Weil das ein scharfes Instrument ist, lassen Sie sich vor der Aufhebungserklärung anwaltlich beraten. Das Verlangen selbst ist formfrei, schicken Sie es trotzdem schriftlich mit Betrag und Frist.

Beispiel: Schlussrechnung über 18.400 Euro

Beispiel: Ein Installationsbetrieb in Graz saniert für einen Bauträger Bad und Heizung in einem Mehrparteienhaus. Abgerechnet wird nach Einheitspreisen, die ÖNORM ist nicht vereinbart. Vereinbart sind ein Haftrücklass von 3 Prozent bis zum Ende der Gewährleistung und 30 Tage Zahlungsziel.

Nach Erhalt der Schlussrechnung rügt der Bauträger eine undichte Silikonfuge und zahlt gar nichts. Der Betrieb bietet sofort schriftlich einen Termin an, behebt den Mangel in der Folgewoche und lässt sich die Behebung mit Fotos bestätigen. Damit fällt das Zurückbehaltungsrecht weg. Der Bauträger zahlt trotzdem nicht und reagiert auf zwei Mahnungen nicht.

Der Betrieb übergibt jetzt die unbestrittenen 4.448 Euro zum Inkasso. Der Bauträger schuldet zusätzlich Verzugszinsen von 10,73 Prozent pro Jahr, für 30 Tage 39,23 Euro, und die Pauschale von 40 Euro zwischen Unternehmern. Diese Verzugskosten trägt er, nicht der Betrieb. Für den strittigen Nachtrag sammelt der Betrieb seine Belege und lässt ihn gesondert prüfen. Für den Haftrücklass von 552 Euro verlangt er zugleich Sicherstellung, für den Nachtrag, sobald dessen Beauftragung geklärt ist. Beides zusammen, 2.952 Euro, liegt unter einem Fünftel des vereinbarten Entgelts.

Welche Belege brauchen Sie für die Übergabe?

Je besser die Belege, desto weniger Raum für Ausreden. Diese Unterlagen sollten Sie bereithalten:

• Angebot und Auftrag oder Werkvertrag, mit Hinweis, ob die ÖNORM B 2110 vereinbart ist
• Nachträge mit Nachweis der Beauftragung, etwa per E-Mail oder unterschrieben
• Regieberichte, vom Kunden oder von der Bauaufsicht unterschrieben
• Aufmaß, am besten gemeinsam aufgenommen
• datierte Fotos vor, während und nach der Ausführung
• Übernahmeprotokoll oder andere Nachweise der Übernahme wie E-Mails, Nutzung oder Einzug
• Schlussrechnung mit Zugangsnachweis, Abschlagsrechnungen und Zahlungsliste
• Mängelrügen, Ihre Antworten und Nachweise der Behebung
• Mahnungen und die letzte Korrespondenz

Ordnen Sie die Belege nach Rechnungspositionen. Dann sieht jeder Dritte auf einen Blick, welcher Betrag worauf beruht.

Wann lohnt sich die Übergabe, und wie läuft sie bei incaseof.law?

Übergeben Sie, sobald der Betrag fällig und unbestritten ist und der Kunde vertröstet oder schweigt. Das gilt auch gegenüber Generalunternehmern und Bauträgern. Warten Sie nicht zu lange: Werklohnforderungen verjähren in Österreich drei Jahre nach Fälligkeit, eine Mahnung hält diese Frist nicht an. Die Überwachung der Frist bleibt bei Ihnen; droht die Verjährung, weisen Sie bei der Übergabe ausdrücklich darauf hin. Ist der Kunde ein Unternehmer, betragen die Verzugszinsen im zweiten Halbjahr 2026 10,73 Prozent pro Jahr. Den Betrag für Ihre Rechnung ermittelt der Verzugszinsen-Rechner.

incaseof.law ist ein in Österreich konzessioniertes und in Deutschland registriertes Inkassoinstitut. Sie registrieren sich im Kundenportal, erfassen Kunde, Betrag und Fälligkeit und laden Schlussrechnung und Belege hoch. Angenommen werden fällige, unbestrittene Forderungen mit belegbarem Zahlungsverzug. Die Mahnstufen legt das Fallteam fest. Zahlt der Kunde auch dann nicht, empfiehlt das Fallteam den nächsten Schritt. Eine Mahnklage wird nur nach Ihrer Freigabe eingebracht, automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht. Wie das gerichtliche Verfahren abläuft, erklärt der Ratgeber Mahnklage in Österreich.

Die Hauptforderung geht zu 100 % an Sie, die Verzugskosten trägt der säumige Kunde im gesetzlich zulässigen Rahmen. Einzug und Dauer sind nicht garantiert. Im regulären außergerichtlichen Inkasso entstehen Ihnen keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt, und es gibt keine Erfolgsprovision auf Ihre Hauptforderung. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Alles zur Übergabe aus dem Handwerk finden Sie unter Inkasso für Handwerksbetriebe. Wenn der Kunde ganz allgemein nicht zahlt, hilft auch der Ratgeber Kunde zahlt nicht: Was Unternehmen jetzt tun können.