Rauchfangkehrer: Offene Kehrgebühren einfach übergeben

Warum bleiben Kehrgebühren so oft offen?

Eine einzelne Vorschreibung für Kehrung und Überprüfung ist kein großer Betrag. Genau deshalb bleibt sie liegen. Ein eigener Mahnlauf scheint sich nicht zu lohnen, der Kunde wohnt im selben Ort, und beim nächsten Termin steht man wieder vor derselben Tür. Also wird einmal erinnert, vielleicht ein zweites Mal, und irgendwann ausgebucht.

Dazu kommen typische Stolpersteine der Branche: Die Hausverwaltung wechselt und die Rechnung landet bei der alten Verwaltung. Ein Haus wird verkauft, und niemand fühlt sich für die letzte Kehrung zuständig. Eine Vorschreibung geht an die Objektadresse statt an den Eigentümer, der woanders wohnt. Jeder Fall für sich ist klein. Über ein Jahr und ein ganzes Kehrgebiet wird daraus ein spürbarer Betrag.

Viel davon lässt sich schon bei der Vorschreibung vermeiden. Fragen Sie bei jedem neuen Objekt nach der Rechnungsanschrift des Eigentümers und bei Eigentümergemeinschaften nach der aktuellen Verwaltung. Nennen Sie auf der Vorschreibung ein klares Zahlungsziel und kündigen Sie an, dass unbezahlte Beträge nach einer Mahnung an ein Inkassoinstitut übergeben werden. Das ist sachlich, nicht unfreundlich, und es macht die spätere Übergabe für den Kunden nachvollziehbar.

Ziehen Sie aus Ihrer Branchensoftware eine Liste aller offenen Posten, die älter als 30 Tage sind, mit Objekt, Rechnungsempfänger und Betrag. Das ist die Grundlage für alles Weitere.

Kehrpflicht und Tarif: Was steht hinter der Kehrgebühr?

Die Kehrpflicht selbst regelt jedes Bundesland in eigenen Gesetzen und Verordnungen, etwa das Wiener Feuerpolizeigesetz 2015 mit der Wiener Kehrverordnung, das NÖ Feuerwehrgesetz 2015, die Steiermärkische Kehrordnung 2018 oder das Oö. Luftreinhalte- und Energietechnikgesetz 2002. Die Gewerbeordnung ergänzt: Für die sicherheitsrelevanten Tätigkeiten legt der Landeshauptmann Kehrgebiete fest, und dort müssen Rauchfangkehrer den geltenden Höchsttarif einhalten.

Die Höchsttarife stehen in Landesverordnungen, zum Beispiel im Wiener Kehrtarif, in den NÖ Höchsttarifen für das Gewerbe der Rauchfangkehrer, in der steirischen Kehrtarifverordnung 2018 oder in der Oö. Rauchfangkehrer-Höchsttarifverordnung 2017. Es sind Höchstpreise: Weniger dürfen Sie verrechnen, mehr nicht. Wer höhere Entgelte verlangt, begeht eine Verwaltungsübertretung. Achten Sie auch darauf, ob die Tarife Ihres Landes mit oder ohne Umsatzsteuer gelten. Der Wiener Tarif enthält sie, die Tarife in Niederösterreich, der Steiermark und Oberösterreich verstehen sich ohne.

Wichtig für das Inkasso ist die Rechtsnatur. Der OGH spricht vom privatrechtlichen Kehrvertrag, also einem Werkvertrag, und vom Werklohn des Rauchfangkehrers. Offene Kehrgebühren mahnen Sie daher wie jede andere Rechnung, Sie können sie an ein Inkassoinstitut übergeben und notfalls mit Mahnklage einfordern. Eine Ausnahme gibt es bei den Kosten der Feuerbeschau: In Niederösterreich und Kärnten setzt die Gemeinde sie per Bescheid fest, wenn der Eigentümer nicht zahlt. Diese Posten gehören nicht ins Inkasso.

Schlüsseln Sie jede Rechnung nach Tarifpositionen auf und nennen Sie die Tarifverordnung, nach der Sie abrechnen. Dann kann der Kunde die Höhe kaum bestreiten.

Wer muss zahlen: Eigentümer, Hausverwaltung oder Mieter?

Ihr Schuldner ist Ihr Auftraggeber. Wer den Rauchfangkehrer beauftragen muss, sagt das Landesrecht, und es unterscheidet sich:

Bei Wohnungseigentum ist für die allgemeinen Teile die Eigentümergemeinschaft Ihr Vertragspartner. Sie kann Verbindlichkeiten eingehen und geklagt werden. Die Hausverwaltung vertritt sie nach außen, ist aber nicht selbst Schuldnerin. Richten Sie Rechnung und Mahnung deshalb an die Eigentümergemeinschaft, zu Handen der Verwaltung. Für die Gasetagenheizung in einer einzelnen Wohnung ist dagegen meist deren Eigentümer oder Betreiber zuständig.

Bei Mietwohnungen darf der Vermieter die Kosten der regelmäßigen Rauchfangkehrung nach dem Mietrechtsgesetz als Betriebskosten weiterverrechnen. Das betrifft nur das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Ihr Schuldner bleibt, wer Sie beauftragt hat.

Zwei typische Fälle lösen Sie so:

• Die Hausverwaltung wechselt. Der Schuldner ändert sich nicht, nur der Ansprechpartner. Schicken Sie offene Rechnungen mit Leistungsdatum an die neue Verwaltung und bitten Sie um Weiterleitung an die Eigentümergemeinschaft.
• Das Haus wird verkauft. Klären Sie, wer zum Leistungsdatum Eigentümer und Auftraggeber war, und richten Sie Rechnung und Mahnung an diese Person, nicht automatisch an den neuen Eigentümer.

Welche Belege brauchen Sie?

Kehrgebühren sind selten strittig, wenn die Belege stimmen. Die Länder schreiben Ihnen ohnehin Aufzeichnungen vor: In Wien führen Sie für jedes Haus ein Kontrollbuch, in Niederösterreich Hausakten, Überprüfungsbücher oder Hauslisten, in der Steiermark wird ein Kehrbuch geführt, und in Oberösterreich bewahren Sie Aufzeichnungen über Überprüfungen und Reinigungen fünf Jahre auf. Nutzen Sie diese Unterlagen als Leistungsnachweis.

Für jeden offenen Posten brauchen Sie:

• Name und Anschrift des Auftraggebers, nicht nur die Objektadresse
• Objekt und Feuerstätte, auf die sich die Leistung bezieht
• Leistungsdatum mit Nachweis aus Kontrollbuch, Kehrbuch oder Überprüfungsbestätigung
• Rechnung mit Tarifpositionen und Angabe der Tarifverordnung
• Zahlungsziel und Ihre Mahnung mit Datum und Frist
• Korrespondenz mit Kunde oder Hausverwaltung, vor allem Einwände

Bei vergeblichen Anfahrten lohnt ein Blick in Ihren Landestarif. In Niederösterreich dürfen Sie, wenn der Termin durch Verschulden des Eigentümers oder Nutzungsberechtigten platzt, für die zusätzliche An- und Abfahrt 16,74 Euro je angefangene Viertelstunde und das amtliche Kilometergeld verrechnen. In Oberösterreich dürfen Sie die zusätzlichen Kosten gegen Nachweis verrechnen. Der Wiener und der steirische Tarif kennen keine eigene Position dafür. Halten Sie den vereinbarten Termin und den vergeblichen Besuch schriftlich fest.

Beispiel: 37 offene Posten zum Jahresende

Beispiel: Ein Rauchfangkehrerbetrieb in Niederösterreich zieht Ende November seine offenen Posten. Es sind 37 Vorschreibungen über zusammen 4.212 Euro.

Würde der Betrieb jeden Posten selbst nachtelefonieren und zweimal mahnen, kämen bei 20 Minuten pro Posten über zwölf Stunden Büroarbeit zusammen. Mit der Sammelübergabe prüft er stattdessen einmal Anschriften und Belege und übergibt 29 Posten in einem Schritt. Die sechs Posten der Eigentümergemeinschaften schickt er korrekt adressiert neu und übergibt sie, wenn die Frist verstreicht. Die zwei strittigen Fälle klärt er selbst. Die zwei Gewerbebetriebe schulden zusätzlich je 40 Euro Pauschale, zusammen 80 Euro. Diese Verzugskosten tragen die säumigen Kunden, nicht der Betrieb.

Was schuldet der Kunde zusätzlich?

Gegenüber Privathaushalten betragen die gesetzlichen Verzugszinsen 4 Prozent pro Jahr. Mahnspesen kann der Kunde nur ersetzen müssen, wenn er den Verzug verschuldet hat und die Kosten notwendig und angemessen sind. Starre Pauschalen pro Mahnung hat der OGH mehrfach gekippt. Was Sie konkret verlangen dürfen, zeigt der Ratgeber Mahngebühren: Wie hoch dürfen sie sein?.

Ist Ihr Kunde ein Unternehmer, etwa ein Gastronomie- oder Gewerbebetrieb, gelten 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, im zweiten Halbjahr 2026 also 10,73 Prozent, dazu eine Pauschale von 40 Euro je Forderung. Bei kleinen Kehrgebühren ist die Pauschale oft ein beachtlicher Teil des Betrags.

Inkassokosten muss der säumige Kunde ersetzen, soweit sie notwendig und angemessen sind. Für Inkassoinstitute gibt es dafür Höchstsätze per Verordnung, gestaffelt nach Forderungshöhe. Gerade bei kleinen Kehrgebühren sind diese Beträge entsprechend niedrig.

Sammelübergabe ohne Mindestvolumen: So läuft es bei incaseof.law

incaseof.law ist ein in Österreich konzessioniertes und in Deutschland registriertes Inkassoinstitut. Sie übergeben offene Kehrgebühren im Kundenportal: registrieren, Schuldner, Betrag und Fälligkeit erfassen, Rechnung und Belege hochladen. Das geht einzeln oder gesammelt, ohne Mindestvolumen. Für größere Mengen gibt es einen Connector und eine REST-Schnittstelle, den Status bekommen Sie per Webhook zurück. Angenommen werden fällige, unbestrittene Forderungen mit belegbarem Zahlungsverzug.

Die Mahnstufen legt das Fallteam fest, der Ton bleibt sachlich. Sie selbst müssen nicht mehr nachtelefonieren und bleiben aus der Auseinandersetzung mit dem Nachbarn heraus. Zahlt der Kunde auch dann nicht, empfiehlt das Fallteam den nächsten Schritt. Eine Mahnklage wird nur nach Ihrer Freigabe eingebracht, automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht. Wie das Verfahren abläuft, erklärt der Ratgeber Mahnklage in Österreich.

Die Hauptforderung geht zu 100 % an Ihren Betrieb, die Verzugskosten trägt der säumige Kunde im gesetzlich zulässigen Rahmen. Im regulären außergerichtlichen Inkasso entstehen Ihnen keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt, und es gibt keine Erfolgsprovision auf Ihre Hauptforderung. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Einzug und Dauer sind nicht garantiert. Alles zur Übergabe aus Ihrem Betrieb, auch direkt aus der Branchensoftware, finden Sie unter Inkasso für Rauchfangkehrer.

Denken Sie an die Verjährung: Kehrgebühren verjähren nach drei Jahren ab Fälligkeit, eine Mahnung hält diese Frist nicht an. Prüfen Sie Ihre ältesten Posten zuerst. Die Überwachung der Verjährung bleibt bei Ihnen; droht sie, weisen Sie bei der Übergabe ausdrücklich darauf hin. Für den Jahresabschluss hilft die Jahresend-Checkliste für offene Forderungen in Österreich.