Mahngebühren und Mahnspesen: Wie hoch dürfen sie in Deutschland und Österreich sein?

Gibt es eine gesetzliche Mahngebühr?

Nein. Weder das deutsche BGB noch das österreichische ABGB oder UGB legen einen festen Betrag pro Mahnung fest. Was es gibt, sind drei andere Ansprüche: den Ersatz der Kosten, die Ihnen durch den Verzug entstehen, eine Pauschale von 40 Euro zwischen Unternehmen und die Verzugszinsen. Jeder Betrag, den Sie auf eine Mahnung schreiben, muss sich auf einen dieser Ansprüche stützen.

Die Begriffe unterscheiden sich: In Deutschland spricht man meist von Mahngebühren oder Mahnkosten, in Österreich von Mahnspesen. Gemeint ist dasselbe, nämlich die Kosten der Mahnung selbst. Die Regeln dahinter sind aber verschieden, deshalb behandeln wir beide Länder getrennt.

Ein typischer Fehler steckt im Mahnprogramm: Dort ist für jede Mahnstufe automatisch ein Betrag hinterlegt, oft 5, 10 oder 15 Euro. Dass die Software ihn vorschlägt, macht ihn nicht zulässig. Prüfen Sie heute, welche Beträge Ihr System automatisch auf Mahnungen setzt.

Deutschland: Was dürfen Sie für eine Mahnung verlangen?

Erst der Verzug, dann die Kosten

Mahnkosten sind in Deutschland Verzugsschaden. Den gibt es nur, wenn der Kunde bereits im Verzug ist. Verzug tritt ein durch eine Mahnung nach Fälligkeit, durch ein vertraglich bestimmtes Zahlungsdatum oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.

Daraus folgt: Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, bezahlt der Kunde nicht. Der Bundesgerichtshof hat 2025 bestätigt, dass Rechnung und verzugsbegründende Erstmahnung zu Ihrem eigenen Forderungsmanagement gehören. Ersatzfähig sind erst die Kosten danach.

Nur tatsächliche Sachkosten

Auch nach Eintritt des Verzugs dürfen Sie nur die tatsächlichen Sachkosten verlangen: Druck, Kuvert, Porto und Versand. Ihre Arbeitszeit und die Ihrer Mitarbeiter gehören nicht dazu, auch nicht, wenn Sie dafür eigenes Personal einsetzen. In einem Fall aus 2019 hat der Bundesgerichtshof für Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand einer Mahnung rund 0,76 Euro anerkannt und eine Mahnpauschale von 2,50 Euro gekippt, weil sie Personalkosten enthielt.

Eine Pauschale in Ihren AGB ist gegenüber Verbrauchern nur wirksam, wenn sie den typischen Schaden nicht übersteigt und dem Kunden ausdrücklich den Nachweis erlaubt, dass ein geringerer Schaden entstanden ist. Für die Praxis heißt das: Bei einem Brief bewegen Sie sich im Bereich von rund einem Euro, bei einer E-Mail entstehen kaum Sachkosten.

40 Euro zwischen Unternehmen

Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, haben Sie bei Verzug zusätzlich Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro. Das gilt auch für Abschlags- und Ratenzahlungen. Die Pauschale wird aber auf Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet: Sachkosten weiterer Mahnungen und später Inkassokosten kommen nicht obendrauf, sondern werden mit den 40 Euro verrechnet. Gegenüber Verbrauchern gibt es keine Pauschale.

Verzugszinsen

Die Zinsen sind eine eigene Position und laufen ab Verzug automatisch. Der Basiszinssatz liegt seit 01.07.2026 bei 1,52 Prozent. Gegenüber Verbrauchern betragen die Verzugszinsen 5 Prozentpunkte darüber, also 6,52 Prozent, zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte darüber, also 10,52 Prozent pro Jahr. Den Rechenweg zeigt der Ratgeber Verzugszinsen berechnen in Deutschland.

Österreich: Was dürfen Sie an Mahnspesen verlangen?

Mahnspesen als Betreibungskosten

In Österreich beginnt der Verzug bereits mit Ablauf des Zahlungsziels, eine Mahnung ist dafür nicht nötig. Mahnspesen sind nach dem ABGB Betreibungskosten. Ersatzfähig sind die notwendigen Kosten zweckentsprechender außergerichtlicher Betreibungsmaßnahmen, soweit sie in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen. Voraussetzung ist, dass der Schuldner den Verzug verschuldet hat. Wer nachweislich nie eine Rechnung erhalten hat, schuldet keine Mahnspesen.

Der OGH hat mehrfach starre Pauschalen gekippt: Mahnspesen von 20 bis 60 Euro ohne Rücksicht auf die Forderungshöhe, 20 Euro je Mahnung ohne Einschränkung auf ein angemessenes Verhältnis und zuletzt 36,50 Euro je Erinnerung, Mahnung und Androhung. Das waren AGB-Klauseln, die Richtung ist trotzdem klar. Laufende Mahnschreiben, die zur Zahlung nichts beitragen, sind nicht ersatzfähig. Halten Sie Mahnspesen niedrig, begründen Sie sie mit Porto und konkretem Aufwand und setzen Sie sie nicht automatisch für jede Erinnerung an.

Gegenüber Verbrauchern gilt zusätzlich das Konsumentenschutzgesetz: Vereinbart der Kunde nach Verzugseintritt, Betreibungskosten zu zahlen, müssen diese gesondert und aufgeschlüsselt ausgewiesen und zur Einbringung notwendig sein.

40 Euro nach dem UGB

Zwischen Unternehmern können Sie bei verspäteter Zahlung einen Pauschalbetrag von 40 Euro als Entschädigung für Betreibungskosten verlangen. Dafür müssen Sie weder Kosten nachweisen noch ein Verschulden des Schuldners. Kosten, die über die 40 Euro hinausgehen, können Sie nach dem ABGB zusätzlich verlangen, wenn sie notwendig und angemessen sind.

Höchstsätze für Inkassoinstitute

Für Inkassoinstitute gibt es eine eigene Verordnung mit Höchstsätzen. Sie staffelt nach Forderungshöhe und Schritt, etwa Bearbeitung, erste und zweite Mahnung, Evidenzhaltung oder Ratenvereinbarung. Die Höchstsätze sind eine Obergrenze, kein Anspruch: Der Schuldner ersetzt nur, was im Einzelfall notwendig und angemessen war.

Verzugszinsen

Gegenüber Verbrauchern betragen die gesetzlichen Zinsen 4 Prozent pro Jahr. Zwischen Unternehmern sind es 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, maßgeblich ist der Wert am ersten Tag des Halbjahres. Am 1. Juli 2026 lag der Basiszinssatz bei 1,53 Prozent, für das zweite Halbjahr 2026 ergibt das 10,73 Prozent. Am 16.09.2026 ist der Basiszinssatz auf 2,03 Prozent gestiegen; das wirkt sich erst auf das Halbjahr ab 1. Jänner 2027 aus. Ist der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich, bleibt es bei 4 Prozent. Mehr dazu im B2B-Leitfaden zu Verzugszinsen in Österreich.

Was darf ich verlangen? Die Übersicht

Drucken Sie diese Tabelle aus und gleichen Sie sie mit den Einstellungen Ihres Mahnprogramms ab.

Beispiel: 800 Euro, zwei Mahnungen, zwei Länder

Beispiel: Ein Getränkegroßhändler liefert an einen Gastronomiebetrieb Ware für 800 Euro. Vertraglich vereinbart ist Zahlung bis 01.09.2026. Der Kunde zahlt nicht, der Großhändler mahnt am 15.09. und am 01.10., die Zahlung kommt am 31.10.2026, also 60 Tage zu spät.

Wäre der Kunde ein Verbraucher, sähe die Rechnung anders aus. Nach deutschem Recht gäbe es keine Pauschale, die Zinsen lägen bei 8,57 Euro, und für die beiden Mahnungen kämen nur die Sachkosten dazu, bei Briefen rund ein Euro je Mahnung. Weil der Zahlungstermin vereinbart war, löst hier keine der beiden Mahnungen den Verzug erst aus. Nach österreichischem Recht lägen die Zinsen bei 4 Prozent, also 5,26 Euro, dazu angemessene Mahnspesen, wenn der Kunde den Verzug verschuldet hat.

Das Beispiel zeigt: Bei Geschäftskunden ist die Pauschale der größte Posten. Vergessen Sie sie nicht, aber verlangen Sie sie nur einmal pro Forderung.

So weisen Sie Mahngebühren richtig aus

Eine korrekte Mahnung trennt jede Position. So gehen Sie vor:

• Hauptforderung mit Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum nennen
• Verzugszinsen mit Zeitraum, Zinssatz und Betrag ausweisen
• bei Geschäftskunden die Pauschale von 40 Euro einmal pro Forderung ansetzen, nicht pro Mahnung
• in Deutschland für die erste, verzugsbegründende Mahnung keine Kosten verlangen
• weitere Kosten nur mit Grund und Betrag nennen, etwa Porto
• neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum setzen

Eine formal saubere Mahnung mit getrennten Hinweisen für Deutschland und Österreich erstellt der Mahnungs-Generator. Prüfen Sie außerdem die Kostenklausel in Ihren AGB, bevor Sie sich gegenüber Kunden darauf berufen.

Was gilt, wenn Sie ein Inkassoinstitut beauftragen?

Bleibt die Zahlung nach Ihren Mahnungen aus, sind weitere eigene Mahnungen selten sinnvoll. Wie viele Mahnungen in Österreich vor der Übergabe üblich sind, zeigt der Ratgeber Wie viele Mahnungen bis Inkasso in Österreich?. Ab diesem Punkt entstehen Inkassokosten, die der säumige Schuldner im gesetzlich zulässigen Rahmen tragen muss. In Deutschland ist der Ersatz auf die Anwaltsvergütung begrenzt, bei Kleinbeträgen ist das besonders wenig, wie der Beitrag Inkasso für Kleinbeträge vorrechnet. In Österreich gelten die Höchstsätze der Verordnung und der Maßstab des ABGB.

Bei incaseof.law geht die Hauptforderung zu 100 % an Sie. Einzug und Dauer sind nicht garantiert. Im regulären außergerichtlichen Inkasso entstehen Ihnen keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt, und es gibt keine Erfolgsprovision auf Ihre Hauptforderung. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Welche Position wer trägt, zeigt die Seite Inkassokosten.