Kleine Rechnungen, großer Ärger: Lohnt sich Inkasso für Kleinbeträge?

Gibt es einen Mindestbetrag für Inkasso?

Nein. Weder das BGB noch das Rechtsdienstleistungsgesetz kennen eine Untergrenze. Eine offene Rechnung über 35 Euro ist rechtlich genauso eine Forderung wie eine über 35.000 Euro. Sie dürfen sie mahnen, an ein Inkassoinstitut übergeben und notfalls per Mahnbescheid geltend machen. Auch das gerichtliche Mahnverfahren hat keinen Mindestbetrag.

Grenzen ziehen oft die Inkassodienstleister selbst. Manche nehmen Forderungen erst ab einem bestimmten Betrag an, verlangen ein Mindestvolumen pro Jahr oder binden Sie mit einem Rahmenvertrag. Bei incaseof.law gilt kein Mindestvolumen; die Beauftragung erfolgt gemäß AGB, auch eine einzelne fällige, unbestrittene Rechnung genügt.

Kleine Beträge sind selten ein Einzelfall. Ein Onlinehändler, eine Praxis oder ein Handwerksbetrieb hat oft Dutzende Posten zwischen 50 und 300 Euro offen. Einzeln lohnt sich das Nachlaufen kaum, zusammen ist es ein spürbarer Betrag. Und Kunden merken schnell, ob kleine Rechnungen bei Ihnen Folgen haben.

So gehen Sie vor: Filtern Sie Ihre offenen Posten unter 500 Euro und markieren Sie alle, die mehr als 30 Tage überfällig sind. Das ist Ihr Kandidatenstapel.

Was darf Inkasso bei kleinen Beträgen kosten?

Ist der Kunde im Verzug, muss er Ihnen den Schaden ersetzen, der durch die verspätete Zahlung entsteht. Dazu gehören auch die Kosten eines Inkassodienstleisters. In Deutschland sind diese Kosten aber gedeckelt: Nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz kann der Gläubiger vom Schuldner höchstens so viel verlangen, wie ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) bekäme.

Für unbestrittene Forderungen setzt das RVG zwei weitere Grenzen. Mehr als eine 0,9-fache Gebühr ist nur erlaubt, wenn die Sache besonders umfangreich oder schwierig war. Zahlt der Kunde innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung, liegt in der Regel ein einfacher Fall vor, und es darf nur eine 0,5-fache Gebühr berechnet werden. Dazu kommt eine Auslagenpauschale von 20 Prozent der Gebühr, höchstens 20 Euro.

Die volle Gebühr beträgt bei einem Gegenstandswert bis 500 Euro 51,50 Euro. Für Inkasso bei unbestrittenen Forderungen bis 50 Euro gilt eine abgesenkte volle Gebühr von 31,50 Euro. Daraus ergeben sich diese Obergrenzen:

Alle Beträge sind netto und enthalten die Auslagenpauschale. Diese Kosten trägt der säumige Schuldner, nicht Sie. Werden Inkassodienstleister und Anwalt nacheinander tätig, bekommen Sie insgesamt nur so viel erstattet, wie bei einem einzigen Anwalt entstanden wäre. Wie eine Teilzahlung auf Kosten, Zinsen und Hauptforderung verteilt wird, zeigt der Inkassokosten-Rechner.

Warum die erste Mahnung Ihre Sache ist

Erstattungsfähig sind nur Kosten, die nach Eintritt des Verzugs entstehen. Die Rechnung und die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gehören zu Ihrem eigenen Forderungsmanagement. Das hat der Bundesgerichtshof 2025 bestätigt. Er hat aber auch festgehalten: Ist der Kunde im Verzug, darf der Gläubiger regelmäßig selbst in einfachen Fällen ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt einschalten.

Für Sie heißt das: Setzen Sie den Kunden mit einer Mahnung und konkreter Frist in Verzug. Läuft die Frist ab, ist die Übergabe der nächste vernünftige Schritt. Eine Vorlage mit Fristen finden Sie im Ratgeber Mahnung schreiben.

Was gilt bei Kleinbeträgen zwischen Unternehmen?

Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, steht Ihnen bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro zu, auch bei einer Rechnung über 60 Euro. Die Pauschale wird allerdings auf Rechtsverfolgungskosten angerechnet. Übergeben Sie die Forderung an ein Inkassoinstitut, kommen die 40 Euro also nicht obendrauf, sondern werden mit den Inkassokosten verrechnet.

Dazu kommen Verzugszinsen. Seit 01.07.2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 Prozent. Zwischen Unternehmen betragen die Verzugszinsen damit 10,52 Prozent pro Jahr, gegenüber Verbrauchern 6,52 Prozent. Bei kleinen Beträgen sind das nur Cent bis wenige Euro: 120 Euro bringen in 60 Tagen 2,08 Euro Zinsen zwischen Unternehmen und 1,29 Euro gegenüber Verbrauchern.

Rechnen Sie bei Geschäftskunden die 40 Euro mit ein, wenn Sie entscheiden, ob Sie eine kleine Forderung selbst mahnen.

Beispiel: 120 Euro, selbst mahnen oder übergeben?

Beispiel: Eine Fahrradwerkstatt hat einem Privatkunden 120 Euro für eine Reparatur berechnet. Zahlungsziel 14 Tage, keine Zahlung. Die Werkstatt rechnet ehrlich nach, was drei eigene Mahnrunden kosten.

Wer selbst mahnt, investiert eineinhalb Stunden in eine Forderung über 120 Euro. Seine Arbeitszeit bekommt er vom Kunden nicht ersetzt, der Bundesgerichtshof lässt bei eigenen Mahnungen nur Sachkosten wie Druck, Kuvert und Porto gelten. Mehr als die Hälfte der Forderung ist intern verbraucht, bevor überhaupt klar ist, ob der Kunde zahlt.

Bei der Übergabe bleibt die Arbeit bei der ersten Mahnung und dem Hochladen. Die Inkassokosten, im Beispiel höchstens 55,62 Euro netto, trägt der säumige Kunde. Im regulären außergerichtlichen Inkasso entstehen Ihnen keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt, und es gibt keine Erfolgsprovision auf Ihre Hauptforderung. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben.

Wäre der Kunde ein Unternehmen, stünden der Werkstatt zusätzlich 40 Euro Pauschale zu. Auch die decken den internen Aufwand von drei Mahnrunden nicht vollständig, und bei einer späteren Übergabe werden sie auf die Inkassokosten angerechnet. Rechnen Sie dieses Beispiel mit Ihrem eigenen Stundensatz nach. Ab der zweiten Mahnung kippt die Rechnung fast immer.

Wann lohnt sich Inkasso bei Kleinbeträgen nicht?

Es gibt Fälle, in denen eine Übergabe keinen Sinn ergibt. Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie einen kleinen Posten übergeben:

• Der Kunde bestreitet die Leistung. Reklamationen klären Sie zuerst. Strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut.
• Die Forderung ist ein Buchungsfehler. Restbeträge aus Skonto, Rundung oder falsch zugeordneten Zahlungen gehören in die Buchhaltung, nicht ins Inkasso.
• Der Schuldner ist unbekannt verzogen. Ohne zustellfähige Anschrift wird jede weitere Stufe teuer. Halten Sie die letzte bekannte Adresse und alle Kontaktdaten bereit.
• Ein Insolvenzverfahren läuft. Dann melden Sie die Forderung zur Insolvenztabelle an, statt sie einzutreiben.
• Sie wollen bewusst kulant sein. Das ist eine Geschäftsentscheidung. Treffen Sie sie bewusst und dokumentiert, nicht durch Liegenlassen.

Denken Sie an die Verjährung: Auch kleine Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren zum Jahresende. Wer kleine Posten jahrelang sammelt, riskiert, dass sich Kunden bei den ältesten auf die Verjährung berufen und die Durchsetzung scheitert.

Wie übergeben Sie viele kleine Forderungen auf einmal?

Kleine Forderungen werden wirtschaftlich, wenn Sie sie in einem festen Rhythmus abgeben, etwa einmal im Monat. Diese Angaben brauchen Sie für jeden Posten:

• vollständiger Name oder Firma und aktuelle Anschrift des Kunden
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Fälligkeit
• Nachweis der Leistung, etwa Lieferschein, Auftrag oder Bestellbestätigung
• Ihre Mahnung mit Datum und Frist, damit der Verzug belegt ist
• Teilzahlungen und Gutschriften, damit nur der echte Restbetrag übergeben wird
• bekannte Einwände des Kunden, auch wenn Sie sie für unbegründet halten

Bei wenigen Posten erfassen Sie jeden Fall einzeln im Kundenportal. Bei größeren Mengen übernehmen ein Connector aus Ihrer Buchhaltung oder eine REST-Schnittstelle die Übergabe, den Status bekommen Sie per Webhook zurück. Legen Sie intern eine feste Regel fest, etwa „jede unbestrittene Rechnung, die zwei Wochen nach Ablauf der Mahnfrist offen ist, geht in die Übergabe“.

Wie läuft die Übergabe bei incaseof.law?

incaseof.law ist ein in Österreich konzessioniertes und in Deutschland registriertes Inkassoinstitut. Sie registrieren sich im Kundenportal, erfassen Schuldner, Betrag und Fälligkeit und laden Rechnung und Belege hoch. Angenommen werden fällige, unbestrittene Forderungen mit belegbarem Zahlungsverzug, ohne Mindestvolumen, also auch kleine Beträge.

Die Mahnstufen legt das Fallteam fest. Die Hauptforderung geht zu 100 % an Sie, eine Erfolgsprovision auf die Hauptforderung gibt es nicht. Die Verzugskosten trägt der säumige Schuldner im gesetzlich zulässigen Rahmen. Einzug und Dauer sind nicht garantiert. Was das Modell im Einzelnen bedeutet, steht auf der Seite Inkassokosten.

Zahlt der Kunde auch auf die außergerichtliche Bearbeitung nicht, wird ein gerichtliches Verfahren wie der Mahnbescheid nur nach Ihrer Freigabe eingeleitet; den Verfahrensweg und eine erforderliche Vertretung klärt das Fallteam mit Ihnen im Einzelfall. Automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht. Bei Forderungen bis 1.000 Euro beträgt die Gerichtsgebühr für das Mahnverfahren derzeit 38 Euro, die der Schuldner am Ende ebenfalls ersetzen muss. Den Betrag für Ihren Fall zeigt der Gerichtskostenrechner. Den nächsten Schritt starten Sie unter Inkasso beauftragen. Was Sie vor der Übergabe für eigene Mahnungen berechnen dürfen, erklärt der Beitrag Mahngebühren: Wie hoch dürfen sie sein?.