Verjährung von Rechnungen zum 31.12.2026: Was jetzt verjährt und was Sie bis Silvester tun

Welche Rechnungen verjähren am 31.12.2026?

Offene Rechnungen verjähren in Deutschland in der Regel nach drei Jahren. Die Frist beginnt aber nicht mit dem Rechnungsdatum. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Sie Anspruch und Schuldner kannten. Bei eigenen Rechnungen kennen Sie beides praktisch immer.

Entstanden ist eine Forderung, sobald Sie die Zahlung verlangen können, also mit der Fälligkeit. Daraus ergibt sich der Stichtag für dieses Jahr: Alles, was 2023 fällig wurde und noch offen ist, verjährt mit Ablauf des 31.12.2026. Ab dem 1. Januar 2027 darf der Kunde die Zahlung dauerhaft verweigern. Die Forderung besteht zwar weiter, vor Gericht bekommen Sie sie aber nicht mehr zugesprochen, sobald er sich auf die Verjährung beruft.

So ordnen Sie typische Grenzfälle ein:

• Lieferung im März 2023, Zahlungsziel 30 Tage: fällig im April 2023, verjährt mit Ablauf des 31.12.2026.
• Leistung am 20.12.2023, vereinbartes Zahlungsziel 30 Tage: fällig im Januar 2024, verjährt erst mit Ablauf des 31.12.2027.
• Bauleistung mit Abnahme im Dezember 2023, Schlussrechnung im Februar 2024: Beim Bauvertrag wird die Vergütung erst mit Abnahme und Schlussrechnung fällig. Verjährung mit Ablauf des 31.12.2027.

Ziehen Sie heute aus Ihrer Buchhaltung alle offenen Posten mit Fälligkeit im Jahr 2023. Das ist Ihre Arbeitsliste bis Silvester. Die Grundlagen zu Fristen und Sonderfällen erklärt der Ratgeber Verjährung von Forderungen in Deutschland.

Was hält die Verjährung nicht auf?

Hier liegt der teuerste Irrtum im Forderungsmanagement. Diese Schritte stoppen die Uhr nicht:

• Mahnungen, auch die dritte und auch per Einschreiben
• eine erneut versandte Rechnung oder eine Rechnungskopie mit neuem Datum
• Zahlungserinnerungen per E-Mail und Anrufe, auf die der Kunde nicht reagiert
• Zahlungsaufforderungen eines Inkassodienstleisters oder einer Anwaltskanzlei
• die Übergabe der Forderung an ein Inkassoinstitut für sich allein

Eine Mahnung setzt den Kunden in Verzug und lässt Verzugszinsen laufen. Auf die Verjährung wirkt sie nicht. Für ein Inkassoschreiben gilt dasselbe: Es erhöht den Druck, hemmt die Frist aber nicht. Das sagen wir als Inkassoinstitut ganz offen. Wer im Dezember nur noch mahnt, steht am 1. Januar ohne durchsetzbare Forderung da.

Markieren Sie auf Ihrer Liste deshalb für jeden Posten einen der Schritte aus dem nächsten Abschnitt.

Was hemmt die Verjährung oder lässt sie neu beginnen?

Das BGB kennt zwei Wege. Die Hemmung hält die Uhr an, die gehemmte Zeit wird an die Frist angehängt. Der Neubeginn setzt die Uhr zurück: Ab dem Tag nach dem Ereignis laufen wieder volle drei Jahre, taggenau und nicht bis zum Jahresende.

Am stärksten wirkt das Anerkenntnis, weil es drei volle Jahre neu startet. Es muss nicht förmlich sein. Es genügt ein Verhalten des Kunden, aus dem klar hervorgeht, dass er die Schuld kennt und gelten lässt: eine Teilzahlung mit Rechnungsbezug, eine unterschriebene Saldenbestätigung, eine Ratenvereinbarung.

Beim Mahnbescheid knüpft das Gesetz die Hemmung an die Zustellung. Wird der Bescheid demnächst nach dem Antrag zugestellt, zählt aber schon der Tag, an dem der Antrag beim Gericht eingegangen ist. Verzögerungen auf Ihrer Seite, etwa eine falsche Anschrift oder eine unbeantwortete Rückfrage des Gerichts, gefährden diese Rückwirkung.

Fragen Sie kooperative Kunden zuerst nach einer schriftlichen Bestätigung. Für alle anderen planen Sie den Mahnbescheid.

Ihr Fahrplan für November und Dezember

Rechnen Sie vom 31.12.2026 rückwärts. Der Tag ist ein Donnerstag, davor liegen die Feiertage. Planen Sie Puffer ein, denn Mahngerichte beanstanden unvollständige Anträge, und jede Korrektur kostet Zeit.

Tragen Sie die Termine heute in Ihren Kalender ein und weisen Sie jeden Posten einer verantwortlichen Person zu.

Welche Unterlagen brauchen Sie jetzt?

Im Dezember fehlt die Zeit, Belege zu suchen. Legen Sie für jeden Posten aus 2023 eine Akte an, bevor Sie Kunden anschreiben oder Fälle übergeben. Diese Angaben brauchen Sie für eine Übergabe und für den Mahnbescheid:

• vollständiger Name oder Firma des Kunden mit Rechtsform, bei Unternehmen am besten aus dem Handelsregister
• aktuelle, zustellfähige Anschrift, keine Postfachadresse
• Rechnung mit Nummer, Datum und Fälligkeit, dazu Auftrag oder Vertrag
• Leistungsnachweis wie Lieferschein, Abnahmeprotokoll oder Stundenzettel
• alle Zahlungseingänge und Gutschriften zu dieser Rechnung
• Mahnungen und Korrespondenz, vor allem jede Nachricht, in der der Kunde die Forderung bestätigt oder bestreitet

Achten Sie besonders auf zwei Punkte. Hat der Kunde Mängel gerügt oder die Rechnung bestritten, klären Sie das zuerst, denn strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut. Und hat der Kunde irgendwann gezahlt oder schriftlich bestätigt, notieren Sie das Datum: Es kann den Stichtag nach hinten verschieben, wie das folgende Beispiel zeigt.

Beispiel: drei Rechnungen, drei Stichtage

Beispiel: Ein Großhandel hat Mitte November drei offene Posten bei verschiedenen Kunden.

• Rechnung A über 2.400 Euro, fällig am 15.04.2023. Kein Kontakt, keine Zahlung. Verjährung mit Ablauf des 31.12.2026. Hier zählt jeder Tag.
• Rechnung B über 1.150 Euro, Lieferung am 18.12.2023, fällig am 17.01.2024. Verjährung erst mit Ablauf des 31.12.2027. Kein Grund zur Eile, aber auch keiner, ein weiteres Jahr zu warten.
• Rechnung C über 3.000 Euro, fällig im Juni 2023. Der Kunde hat am 12.05.2025 einen Abschlag von 500 Euro auf genau diese Rechnung gezahlt. Damit begann die Verjährung neu. Die restlichen 2.500 Euro verjähren erst mit Ablauf des 12.05.2028.

Der Großhandel konzentriert sich deshalb auf Rechnung A. Der Kunde reagiert auf keine Mahnung, also wird bis zum 11.12. der Mahnbescheid beantragt. Rechnung B übergibt der Großhandel gleich mit, weil ein weiteres Jahr Warten die Chancen nicht verbessert. Bei Rechnung C vereinbart er mit dem Kunden schriftlich einen Ratenplan für den Rest.

Mahnbescheid selbst beantragen oder übergeben?

Den Mahnbescheid können Sie selbst über das Portal online-mahnantrag.de beantragen, entweder mit Online-Ausweis direkt elektronisch oder als ausgedruckten Barcode-Antrag per Post. Kurz vor Silvester ist der elektronische Weg sicherer, denn ein Antrag per Post zählt erst, wenn er beim Gericht eingeht. Sie brauchen die genaue Bezeichnung des Kunden, eine zustellfähige Anschrift, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, den offenen Betrag und die Zinsen. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung besteht, sondern ob der Antrag vollständig ist. Die einzelnen Schritte zeigt unser Beitrag Mahnbescheid online beantragen, die Einordnung im Verfahren finden Sie unter Mahnbescheid in Deutschland. Die Gerichtsgebühr richtet sich nach dem Betrag, eine erste Orientierung gibt der Gerichtskostenrechner.

Legt der Kunde Widerspruch ein, bleibt die Verjährung zunächst gehemmt. Betreibt aber niemand das Verfahren weiter, endet die Hemmung sechs Monate nach der letzten Verfahrenshandlung. Wer nach einem Widerspruch nichts unternimmt, verliert den Schutz also wieder. Entscheiden Sie deshalb gleich nach dem Widerspruch, ob Sie die Forderung im streitigen Verfahren weiterverfolgen.

Wann lohnt sich die Übergabe vor dem Jahreswechsel?

Übergeben Sie Forderungen, die fällig und unbestritten sind und bei denen der Kunde auf Ihre Mahnungen nicht reagiert. Ein Inkassoinstitut übernimmt dann die außergerichtliche Bearbeitung. Bleibt die Zahlung aus, folgt das gerichtliche Mahnverfahren. Ein Inkassoauftrag allein hemmt die Verjährung aber nicht. Deshalb entscheidet bei Posten aus 2023 der Zeitpunkt.

Bei incaseof.law übergeben Sie die Forderung online im Kundenportal: registrieren, Schuldner, Betrag und Fälligkeit erfassen, Rechnung und Belege hochladen. Die Mahnstufen legt das Fallteam fest. Ein gerichtliches Verfahren wie der Mahnbescheid wird nur nach Ihrer Freigabe eingeleitet; den Verfahrensweg und eine erforderliche Vertretung klärt das Fallteam mit Ihnen im Einzelfall. Automatische Einreichungen bei Gericht gibt es nicht. Für Posten aus 2023 heißt das: Übergeben Sie bis Ende November und klären Sie den gerichtlichen Weg rechtzeitig. Weisen Sie bei der Übergabe ausdrücklich auf die drohende Verjährung hin. Die Verjährung überwachen Sie selbst; ein Inkassoauftrag hemmt sie nicht. Ist der Dezember schon weit fortgeschritten, beantragen Sie den Mahnbescheid besser selbst.

Im regulären außergerichtlichen Inkasso entstehen Ihnen keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt, und es gibt keine Erfolgsprovision auf Ihre Hauptforderung. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Die Hauptforderung geht zu 100 % an Sie. Einzug und Dauer sind nicht garantiert. Den Ablauf der Übergabe sehen Sie unter Inkasso beauftragen.

Gilt die Jahresendregel auch in Österreich?

Nein. In Österreich verjähren Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ebenfalls nach drei Jahren, die Frist beginnt dort aber mit der Fälligkeit und nicht am Jahresende. Jede Rechnung hat ihren eigenen Stichtag. Eine Mahnung unterbricht die Frist auch dort nicht. Wirksam sind ein Anerkenntnis des Schuldners oder eine Klage, die ordentlich fortgesetzt wird.

Haben Sie Kunden in Österreich, prüfen Sie diese Posten getrennt nach Fälligkeitsdatum. Dabei hilft die Jahresend-Checkliste für Österreich.