Mahnung und Verzugszinsen · Österreich & Deutschland
Zahlungserinnerung oder Mahnung: Unterschied, Fristen und Muster für Deutschland und Österreich
Zahlungserinnerung oder Mahnung? Der Unterschied liegt in der Wirkung, nicht im Namen. Fristen, Ton und Muster für Deutschland und Österreich.
Kurz erklärt
Rechtlich gibt es zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung weder in Deutschland noch in Österreich einen Unterschied. Entscheidend ist der Inhalt: Verlangt ein Schreiben nach Fälligkeit eindeutig Zahlung, ist es eine Mahnung, auch wenn „Zahlungserinnerung“ darübersteht. In Deutschland löst diese erste Mahnung in der Regel den Verzug aus. In Österreich ist der Kunde meist schon mit Ablauf des Zahlungstags in Verzug, eine Mahnung braucht es dafür nicht.
Zahlungserinnerung und Mahnung im Ablauf
- ZahlungserinnerungKurz nach Fälligkeit, freundlich, mit Rechnungsnummer und Betrag.
- MahnungNach etwa zwei Wochen, sachlich, mit Zinsen, Pauschale und Datum.
- ÜbergabeBleibt auch die Mahnung ohne Reaktion, übernimmt ein Inkassoinstitut.
Gibt es einen rechtlichen Unterschied?
Nein. Das Gesetz unterscheidet in beiden Ländern nicht zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung. Beide Rechtsordnungen fragen nur, ob Sie Ihren Kunden eindeutig zur Zahlung einer fälligen Forderung aufgefordert haben. Ob darüber „Zahlungserinnerung“, „Mahnung“ oder „Offene Rechnung“ steht, spielt keine Rolle.
Der Unterschied ist einer des Tons. Die Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Stufe für den Kunden, der die Rechnung übersehen hat. Die Mahnung ist die zweite, sachlich bestimmte Stufe für den Kunden, der trotz Erinnerung nicht zahlt. Beides kann rechtlich eine Mahnung sein. Eine Zahlungserinnerung mit Rechnungsnummer, Betrag und der Bitte um Zahlung erfüllt in Deutschland bereits alle Anforderungen an eine Mahnung.
Eine Grenze gilt in beiden Ländern: Mahnen können Sie erst, wenn die Forderung fällig ist. In Deutschland ist eine Mahnung vor Fälligkeit unwirksam und wird auch später nicht wirksam. Schicken Sie die Zahlungserinnerung deshalb erst nach Ablauf des Zahlungsziels, nicht am Tag davor.
Was bewirkt die erste Nachricht in Deutschland und in Österreich?
Hier unterscheiden sich die Länder deutlich. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Punkte für Rechnungen an Unternehmen und an Privatkunden.
| Frage | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Ab wann ist der Kunde in Verzug? | Mit Zugang der ersten Mahnung nach Fälligkeit; ohne Mahnung bei vertraglich vereinbartem Termin oder 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang, bei Privatkunden nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist | Sobald er den vertraglich oder gesetzlich bestimmten Zahlungstag versäumt; ist kein Termin vereinbart, genügt eine Rechnung mit Zahlungsfrist oder eine Mahnung |
| Verzugszinsen zwischen Unternehmen | 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, seit 1. Juli 2026 also 10,52 Prozent | 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, im zweiten Halbjahr 2026 also 10,73 Prozent |
| Verzugszinsen gegenüber Privatkunden | 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, seit 1. Juli 2026 also 6,52 Prozent | 4 Prozent pro Jahr |
| Pauschale zwischen Unternehmen | 40 Euro | 40 Euro |
| Kosten der eigenen Mahnung | Für die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, nicht ersatzfähig | Mahnspesen als Betreibungskosten, wenn angemessen und vom Kunden verschuldet; zwischen Unternehmen deckt sie die 40-Euro-Pauschale |
| Stoppt die Mahnung die Verjährung? | Nein | Nein |
Für Österreich gilt eine Besonderheit beim Zinssatz: Maßgeblich ist der Basiszinssatz am ersten Tag des Halbjahres. Der Basiszinssatz ist am 16. September 2026 auf 2,03 Prozent gestiegen. Für Verzug im laufenden Halbjahr bleibt es trotzdem bei 1,53 Prozent als Basis und damit bei 10,73 Prozent. Zwischen Unternehmen gilt der erhöhte Satz außerdem nur, wenn Ihr Kunde für die Verspätung verantwortlich ist; sonst sind es 4 Prozent.
Die Folge für Ihre Praxis: In Deutschland ist die erste Zahlungserinnerung oft der Schritt, der den Verzug auslöst. Schicken Sie sie also rasch und eindeutig. In Österreich laufen Verzug und Zinsen in der Regel schon ab dem Tag nach dem Zahlungsziel; die Erinnerung ist dort vor allem ein Angebot an den Kunden, die Sache ohne weitere Schritte zu erledigen.
Wann schicken Sie was? Fristen und Ton
Gesetzliche Mahnfristen gibt es in keinem der beiden Länder. Auch eine Pflicht zu drei Mahnstufen besteht nicht. Bewährt hat sich dieser Ablauf:
| Stufe | Zeitpunkt | Ton | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels | Freundlich, ohne Vorwurf | Rechnung, Betrag, Fälligkeit, Bitte um Zahlung, Hinweis „falls bereits bezahlt“ |
| Mahnung | Rund zwei Wochen später | Sachlich und bestimmt | Hinweis auf den Verzug, Zinsen und Pauschale, konkretes Zahlungsdatum, angekündigter nächster Schritt |
| Übergabe | Nach Ablauf des Datums in der Mahnung | Keine weitere eigene Nachricht | Forderung mit allen Belegen an ein Inkassoinstitut |
Eine dritte, „letzte“ Mahnung können Sie sich in den meisten Fällen sparen. Wer auf Erinnerung und Mahnung nicht reagiert, reagiert auf eine dritte selten anders. Kündigen Sie in der Mahnung nur an, was Sie dann auch tun.
So gehen Sie vor: Legen Sie die Zahlungserinnerung fest in Ihre Buchhaltung, etwa fünf Tage nach jedem Zahlungsziel, und die Mahnung 14 Tage später. Ein fester Rhythmus wirkt mehr als jeder scharfe Ton.
Muster für Deutschland
Die beiden Muster gehen von einer Rechnung an ein Unternehmen aus. Bei Privatkunden streichen Sie die Pauschale und setzen 5 statt 9 Prozentpunkte ein.
Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung R-2026-118 vom 1. September 2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung R-2026-118 über 1.190,00 Euro war am 15. September 2026 fällig. Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den Betrag umgehend auf unser Konto IBAN DE… unter Angabe der Rechnungsnummer.
Haben Sie bereits bezahlt, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie uns unter …
Mit freundlichen Grüßen
Mahnung
Betreff: Mahnung zu Rechnung R-2026-118 vom 1. September 2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere Zahlungserinnerung vom 21. September 2026 haben wir weder eine Zahlung noch eine Antwort erhalten. Sie befinden sich seit dem 22. September 2026 in Verzug. Offen sind der Rechnungsbetrag von 1.190,00 Euro, die gesetzliche Pauschale von 40,00 Euro sowie Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz ab dem 23. September 2026.
Bitte überweisen Sie 1.230,00 Euro zuzüglich der Zinsen bis zum 13. Oktober 2026. Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, übergeben wir die Forderung ohne weitere Ankündigung an ein Inkassoinstitut.
Mit freundlichen Grüßen
Ausführliche Hinweise zu Angaben, Fristen und Versand in Deutschland gibt der Ratgeber Mahnung schreiben: Vorlage und Fristen.
Muster für Österreich
Auch diese Muster gehen von einer Rechnung an ein Unternehmen aus. Bei Privatkunden verlangen Sie 4 Prozent Zinsen und statt der Pauschale angemessene Mahnspesen.
Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung R-2026-118 vom 1. September 2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung R-2026-118 über 1.190,00 Euro war am 15. September 2026 fällig. Leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen. Wir ersuchen Sie, den Betrag bis 30. September 2026 auf unser Konto IBAN AT… zu überweisen.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Mahnung
Betreff: Mahnung zu Rechnung R-2026-118 vom 1. September 2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz unserer Zahlungserinnerung vom 21. September 2026 ist unsere Rechnung weiterhin offen. Sie sind seit 16. September 2026 in Zahlungsverzug. Wir ersuchen Sie, bis 14. Oktober 2026 folgende Beträge zu überweisen: Rechnungsbetrag 1.190,00 Euro, Pauschalbetrag für Betreibungskosten 40,00 Euro sowie Verzugszinsen von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz seit 16. September 2026.
Langt die Zahlung bis dahin nicht ein, übergeben wir die Forderung an ein Inkassoinstitut.
Mit freundlichen Grüßen
Wie viele Mahnungen in Österreich üblich sind und was nach der letzten passiert, erklärt der Ratgeber Mahnungen in Österreich.
Beispiel: Eine Grafikerin stellt einem Unternehmen am 1. September 2026 eine Rechnung über 1.190 Euro, „zahlbar bis 15. September 2026“. Vereinbart war dazu vorab nichts. Der Kunde zahlt nicht; am 21. September verschickt sie die Zahlungserinnerung per E-Mail, sie geht am 22. September zu. Gilt für den Auftrag österreichisches Recht, ist der Kunde seit 16. September in Verzug: Dort genügt eine Rechnung mit Zahlungsfrist, der Verzug beginnt mit Ablauf der Frist. Bis 31. Oktober sind das 46 Tage und 16,09 Euro Zinsen (1.190 × 10,73 % × 46 ÷ 365), dazu 40 Euro Pauschale, zusammen 1.246,09 Euro. Gilt deutsches Recht, beginnt der Verzug erst mit Zugang der Erinnerung am 22. September, denn ein Termin, der nur auf der Rechnung steht, gilt dort nicht als vereinbart. Bis 31. Oktober sind das 39 Tage und 13,38 Euro Zinsen (1.190 × 10,52 % × 39 ÷ 365), dazu 40 Euro Pauschale, zusammen 1.243,38 Euro. Derselbe Brief, zwei Rechtsordnungen, ein anderer Verzugsbeginn. Welches Recht gilt, richtet sich nach dem Vertrag, nicht allein nach dem Sitz des Kunden.
Was gehört in jede Zahlungserinnerung und Mahnung?
Unabhängig vom Land braucht jedes Schreiben dieselben Angaben, damit der Kunde zahlen kann und Sie später den Verzug belegen können:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Tatsächlich offener Betrag nach Teilzahlungen und Gutschriften
- Datum der Fälligkeit
- Eindeutige Bitte um Zahlung, in der Mahnung mit konkretem Datum
- Bankverbindung und Verwendungszweck
- Ansprechperson für Rückfragen
- In der Mahnung: Verzugszinsen, bei Unternehmen die Pauschale, der angekündigte nächste Schritt
Weglassen sollten Sie Drohungen, die Sie nicht umsetzen, und Gebühren ohne Rechtsgrundlage. Mit dem Mahnungsgenerator erstellen Sie Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Zahlungsaufforderung oder E-Mail-Text für Deutschland oder Österreich, ohne Anmeldung und als Word oder PDF. Die Zinsen für Ihren Fall rechnet der Verzugszinsen-Rechner für beide Länder aus.
Per E-Mail oder per Post?
Eine bestimmte Form ist in beiden Ländern nicht vorgeschrieben. Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung per E-Mail ist wirksam. Das Problem ist der Beweis: Bestreitet der Kunde den Zugang, müssen Sie ihn belegen. In Deutschland hängt daran der Beginn des Verzugs.
Für die Zahlungserinnerung genügt in der Regel die E-Mail an die Adresse, über die der Kunde auch sonst mit Ihnen schreibt. Für die Mahnung empfiehlt sich ein Nachweis: ein eingeschriebener Brief, eine Lesebestätigung oder eine Antwort des Kunden. Speichern Sie jede gesendete Nachricht mit Datum in der Kundenakte.
Wann lohnt sich die Übergabe an ein Inkassoinstitut?
Sobald auch die Mahnung ohne Reaktion bleibt. Dann ist Ihr Kunde in beiden Ländern in Verzug, die Forderung ist fällig, und jede weitere eigene Nachricht kostet nur Zeit. Hat der Kunde aber konkrete Einwände erhoben, klären Sie diese zuerst. Strittige Forderungen übernimmt kein seriöses Inkassoinstitut.
incaseof.law ist in Österreich konzessioniert und in Deutschland registriert. Sie übergeben die Forderung online im Kundenportal: registrieren, Schuldner, Betrag und Fälligkeit erfassen, Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnung hochladen. Angenommen werden fällige, unbestrittene Forderungen mit belegbarem Zahlungsverzug, ohne Mindestvolumen. Die Mahnstufen legt danach das Fallteam fest. Die Hauptforderung geht zu 100 Prozent an Sie; die Verzugskosten trägt der säumige Schuldner im gesetzlich zulässigen Rahmen. Keine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben. Einzug und Dauer sind nicht garantiert. Den Ablauf finden Sie unter Inkasso beauftragen.
Häufige Fragen
Muss ich vor einer Mahnung eine Zahlungserinnerung schicken?
Nein. Die Zahlungserinnerung ist eine Frage des Stils, keine Pflicht. In Deutschland kann schon die erste Nachricht nach Fälligkeit die Mahnung sein, die den Verzug auslöst. In Österreich ist der Kunde meist ohnehin ab dem versäumten Zahlungstag in Verzug.
Darf ich für eine Zahlungserinnerung Gebühren verlangen?
In Deutschland nicht für das Schreiben, das den Verzug erst auslöst. In Österreich sind angemessene Mahnspesen ersatzfähig, wenn der Kunde den Verzug verschuldet hat. Zwischen Unternehmen ist in beiden Ländern die Pauschale von 40 Euro der einfachere Weg.
Wie lange muss ich nach einer Mahnung warten?
Eine gesetzliche Wartefrist gibt es nicht. Üblich sind 7 bis 14 Tage, die Sie als konkretes Datum in die Mahnung schreiben. Danach entscheiden Sie über den nächsten Schritt.
Ist eine Zahlungserinnerung per WhatsApp oder SMS wirksam?
Eine Form ist nicht vorgeschrieben, auch eine Kurznachricht kann wirken. Schwierig ist der Nachweis, dass sie den richtigen Empfänger erreicht hat. Für die Mahnung wählen Sie besser E-Mail oder Brief und sichern den Zugang.
Gelten die deutschen Regeln, wenn mein Kunde in Österreich sitzt?
Nicht automatisch. Maßgeblich ist das Recht, das für den Vertrag gilt, nicht allein der Sitz des Kunden. Prüfen Sie Ihre Vertragsbedingungen und wählen Sie im Generator das passende Land.
Quellen und Einordnung
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 286 BGB: Verzug des Schuldners
- Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch, § 1334 ABGB: Zahlungsverzögerung
- Unternehmensgesetzbuch, § 456 UGB: Verzugszinsen zwischen Unternehmern
- Oesterreichische Nationalbank: Basiszinssatz und Referenzzinssatz
- WKO: Zahlungsverzug des Geschäftspartners, häufige Fragen
Quellenstand: 7. Oktober 2026. Beispiele sind eigene, vereinfachte Darstellungen.
Übergeordnetes Thema: Wenn der Kunde nicht zahlt.
Mahnung ohne Wirkung? Forderung übergeben
Bleibt auch die Mahnung unbeantwortet, übergeben Sie die Forderung online im Kundenportal, für Kunden in Deutschland und Österreich.
Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellenKeine Kosten von incaseof.law, auch wenn der Schuldner nicht zahlt. Gerichtsgebühren und in Österreich die Übermittlungsentgelte von MANZ fallen nur an, wenn Sie das gerichtliche Verfahren freigeben.
Über den Autor
Stephan Holzbach
Stephan Holzbach ist Mitautor der Studie „Warten aufs Geld“ über Forderungsbestände österreichischer Unternehmen. Bei incaseof.law schreibt er Ratgeber für Gläubiger, die offene Rechnungen schneller auf ihr Konto bringen wollen.
Die Quellen zu diesem Beitrag finden Sie im Quellenverzeichnis. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.